Siirry pääsisältöön

help.gestsystem.com

Tervetuloa GEST Societyyn. Tämä sivusto tarjoaa GESTin käyttäjille kattavasti tietoa ja vinkkejä oman työskentelyn tueksi. Olitpa sitten kokeneempi konkari tai vasta-alkaja, tältä sivustolta löydät kootusti kaiken tarvitsemasi tiedon sujuvaan GESTin käyttöön. 

GESTin ydin, Smart Event Flow, vie tuotantoasi eteenpäin sujuvasti. GEST jäsentää esituotantoa, viestii sisäisesti, kerää ja kokoaa dataa, strukturoi tuotantoa, tekee ulkoisen viestinnän helpoksi ja auttaa kirjaamaan henkilöt sisään. Lopuksi saat tilastotietoja, jotka auttavat seuraavan vuoden suunnittelussa.

Ensikertalaisena aloita Asetuksista. Parhaan hyödyn saamiseksi avaa GEST koneellesi, kun käyt ohjeita läpi. Muista katsoa myös videot ja ota ohjelmasta kaikki hyöty irti.

Dokumentit

Voit laatia GESTillä henkilöryhmille erilaisia dokumentteja, kuten sopimuksia, infomateriaaleja, todistuksia, nimikylttejä tai kuponkeja. Tässä osiossa käydään läpi dokumenttipohjien luominen, lomaketietoihin perustuvien placeholdereiden hyödyntäminen sekä dokumenttien lähettäminen vastaanottajille sähköisesti tai allekirjoitettavaksi.

Henkilöhallinta Lomakkeet & ilmoittautuminen Viestintä allekirjoitus dokumentit hallinta-välilehti let's go placeholder sähköposti sopimukset ulkoinen viestintä viestipohjat VismaSign

Visma Sign & sähköiset allekirjoitukset

Tässä osiossa tutustut Visma Sign -integraatioon ja sähköiseen allekirjoittamiseen GESTissä. Opit lähettämään dokumentteja allekirjoitettavaksi, hallitsemaan sopimusten kansiointia sekä seuraamaan allekirjoitusprosessin etenemistä.

Henkilöhallinta Integraatiot Lomakkeet & ilmoittautuminen Viestintä allekirjoitus dokumentit let's go sähköposti sopimukset VismaSign

Lomakkeen kieliversiot

Tässä osiossa käydään läpi, miten luot ja hallinnoit monikielisiä lomakkeita GESTissä. Lisäksi tutustut siihen, miten kieliversiot vaikuttavat lomakkeella näkyviin sisältöihin. Opit ottamaan kieliversiot käyttöön sekä kääntämään kentät ja tekstit eri kielille.

Lomakkeet & ilmoittautuminen hallinta-välilehti henkilölomakkeet ilmoittautuminen kieliversiot

Henkilöhallinta

Lomakkeella kerättyjä tietoja hallitaan henkilöryhmän etusivulla. Tässä osiossa käydään läpi, miten voit käsitellä henkilötietoja, hyödyntää statuksia ja tägejä, lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä sekä osoittaa tuotteita yksittäisille henkilöille tai suuremmille ryhmille.

Henkilöhallinta Lomakkeet & ilmoittautuminen Tuotteet Viestintä henkilölomakkeet let's go sähköposti status tägit tekstiviesti tietojen tuonti ja vienti ulkoinen viestintä

Henkilötietojen tuonti ja vienti

Tässä osiossa käydään läpi, miten henkilötietoja siirretään GESTiin CSV-tiedostolla sekä miten olemassa olevia tietoja viedään järjestelmästä ulos. Opit tuomaan useita henkilöitä kerralla valmiista taulukosta, sekä viemään tietoja jatkokäyttöä varten esimerkiksi suodatettuna statuksen, tägien tai tuotteiden perusteella. Lisäksi käsitellään oikeat tiedostomuodot ja asetukset, jotka varmistavat, että tiedonsiirto onnistuu oikein.

Henkilöhallinta Lomakkeet & ilmoittautuminen csv hallinta-välilehti tietojen tuonti ja vienti

Tuotantotyökalut

Tässä osiossa käydään läpi GESTin tuotantotyökalut eli kokoelmat. Opit luomaan ja hallitsemaan erilaisia kokoelmia, kuten organisaatioita, tapahtumapaikkoja, työvuoroja ja aikatauluja, sekä yhdistämään niihin henkilöitä, tuotteita ja muuta tuotannon kannalta tärkeää tietoa. Näiden työkalujen avulla voit keskittää tapahtuman suunnittelun ja hallinnan yhteen paikkaan.

Ohjeissa käydään tarkemmin läpi Custom- ja Venue-työkalujen käyttö. Group/band, Production, Schedule ja Timetable eroavat toiminnallisuuksiltaan, joten ne käsitellään erikseen omilla sivuillaan.

Tuotantotyökalut custom kokoelmat venue

Tuotantotyökalu: Group/Band ja Manageripaneeli

Group/Band -kokoelmassa ryhmällä on oma sivu, jossa he voivat lisätä ja päivittää tietoja, toimittaa tarvittavia liitteitä sekä lisätä tapahtumaan tulevat henkilöt ja mahdolliset kutsuvieraat tuottajan määrittämissä rajoissa. Kokoelmaa voidaan käyttää mm. bändien, vendorien ja seurojen ilmoittautumiseen ja hallintaan.

Henkilöhallinta Lomakkeet & ilmoittautuminen Tuotantotyökalut ilmoittautuminen käyttäjätunnukset kokoelmat loki manageripaneeli placeholder viestipohjat

Tuotantotyökalu: Tapahtuma-aikataulu

Tapahtuma-aikataulun avulla voit rakentaa ja hallita tapahtuman ohjelmaa yhdessä näkymässä. Aikatauluun voidaan liittää tapahtumapaikkoja, esiintyjiä ja henkilöitä, jolloin kaikki ohjelmaan liittyvä tieto pysyy helposti hallinnassa. Halutessasi aikataulu voidaan myös julkaista nettisivuille WordPressin kautta.

Tässä osiossa käydään läpi ohjelma-aikataulun luominen, tapahtumapaikkojen lisääminen, ohjelmasisältöjen rakentaminen sekä esiintyjien ja henkilöiden liittäminen aikatauluun.

Tuotantotyökalut aikataulu kokoelmat timetable

Tuotantotyökalut: Production eli taulukko-työkalu

Taulukkotyökalun avulla voit koota tapahtuman tuotantoon liittyvät tiedot yhteen taulukkoon. Työkalu soveltuu esimerkiksi rakennus-, purku-, lava-, alue- ja logistiikka-aikataulujen sekä ajolistojen suunnitteluun ja koordinointiin. Taulukkoon voidaan liittää myös tietoja Venue- ja Group/Band -kokoelmista.

Tässä osiossa käydään läpi tuotantoaikataulun luominen, tietojen lisääminen ja muokkaaminen sekä taulukon jakaminen eri sidosryhmille linkin tai tulosteen avulla.

Tuotantotyökalut kokoelmat production tuotantoaikataulu

Tuotantotyökalut: Työvuorojen suunnittelu & hallinta

Tässä osiossa käydään läpi työvuorojen suunnittelu ja hallinta GESTissä. Opit luomaan työvuoroja ja työpisteitä, liittämään henkilöitä vuoroihin, lähettämään vuoroja hyväksyttäväksi sekä mahdollistamaan vuorojen varaamisen osallistujille jälkitäydennyslinkin kautta. Lisäksi tutustut työvuorojen seurantaan, kapasiteetin hallintaan sekä vuorolistojen tulostamiseen ja vientiin.

Henkilöhallinta Tuotantotyökalut Viestintä kokoelmat placeholder sähköposti schedule status työvuorot ulkoinen viestintä viestipohjat