help.gestsystem.com

Tervetuloa GEST Societyyn. Tämä sivusto tarjoaa GESTin käyttäjille kattavasti tietoa ja vinkkejä oman työskentelyn tueksi. Olitpa sitten kokeneempi konkari tai vasta-alkaja, tältä sivustolta löydät kootusti kaiken tarvitsemasi tiedon sujuvaan GESTin käyttöön. 

GESTin ydin, Smart Event Flow, vie tuotantoasi eteenpäin sujuvasti. GEST jäsentää esituotantoa, viestii sisäisesti, kerää ja kokoaa dataa, strukturoi tuotantoa, tekee ulkoisen viestinnän helpoksi ja auttaa kirjaamaan henkilöt sisään. Lopuksi saat tilastotietoja, jotka auttavat seuraavan vuoden suunnittelussa.

Ensikertalaisena aloita Asetuksista. Parhaan hyödyn saamiseksi avaa GEST koneellesi, kun käyt ohjeita läpi. Muista katsoa myös videot ja ota ohjelmasta kaikki hyöty irti.

Dokumentit

Voit laatia GESTillä henkilöryhmille erilaisia dokumentteja, kuten sopimuksia, infomateriaaleja, todistuksia, nimikylttejä tai kuponkeja. Tässä osiossa käydään läpi dokumenttipohjien luominen, lomaketietoihin perustuvien placeholdereiden hyödyntäminen sekä dokumenttien lähettäminen vastaanottajille sähköisesti tai allekirjoitettavaksi.

Dokumentit Henkilöryhmät Viestintä VismaSign dokumentit vismasign

Visma Sign & sähköiset allekirjoitukset

Tässä osiossa tutustut Visma Sign -integraatioon ja sähköiseen allekirjoittamiseen GESTissä. Opit lähettämään dokumentteja allekirjoitettavaksi, hallitsemaan sopimusten kansiointia sekä seuraamaan allekirjoitusprosessin etenemistä.

Dokumentit VismaSign dokumentit vismasign

Lomakkeen kieliversiot

Tässä osiossa käydään läpi, miten luot ja hallinnoit monikielisiä lomakkeita GESTissä. Lisäksi tutustut siihen, miten kieliversiot vaikuttavat lomakkeella näkyviin sisältöihin. Opit ottamaan kieliversiot käyttöön sekä kääntämään kentät ja tekstit eri kielille.

Käyttäjien hallinta Tietojen keräys - miten luot lomakkeet? julkaisuasetukset kieliversiot lomakkeen julkaisuasetukset Lomakkeen luominen lomakkeen ulkoasu tietojen kerääminen

Henkilöhallinta

Lomakkeella kerättyjä tietoja hallitaan henkilöryhmän etusivulla. Tässä osiossa käydään läpi, miten voit käsitellä henkilötietoja, hyödyntää statuksia ja tägejä, lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä sekä osoittaa tuotteita yksittäisille henkilöille tai suuremmille ryhmille.

Henkilöhallinta Henkilöryhmät Let's go-valikko Toiminnot Tuotteet Ulkoinen viestintä Viestintä henkilöhallinta Let's go-valikko tägit tietojen kerääminen toiminnot viestintä

Henkilötietojen tuonti ja vienti

Tässä osiossa käydään läpi, miten henkilötietoja siirretään GESTiin CSV-tiedostolla sekä miten olemassa olevia tietoja viedään järjestelmästä ulos. Opit tuomaan useita henkilöitä kerralla valmiista taulukosta, sekä viemään tietoja jatkokäyttöä varten esimerkiksi suodatettuna statuksen, tägien tai tuotteiden perusteella. Lisäksi käsitellään oikeat tiedostomuodot ja asetukset, jotka varmistavat, että tiedonsiirto onnistuu oikein.

Henkilöhallinta Henkilöryhmät CSV henkilölistan ajaminen henkilölistan lataaminen tuo tietoja

Tuotantotyökalut

Tässä osiossa käydään läpi GESTin tuotantotyökalut eli kokoelmat. Opit luomaan ja hallitsemaan erilaisia kokoelmia, kuten organisaatioita, tapahtumapaikkoja, työvuoroja ja aikatauluja, sekä yhdistämään niihin henkilöitä, tuotteita ja muuta tuotannon kannalta tärkeää tietoa. Näiden työkalujen avulla voit keskittää tapahtuman suunnittelun ja hallinnan yhteen paikkaan.

Ohjeissa käydään tarkemmin läpi Custom- ja Venue-työkalujen käyttö. Group/band, Production, Schedule ja Timetable eroavat toiminnallisuuksiltaan, joten ne käsitellään erikseen omilla sivuillaan.

Henkilöhallinta Tietojen yhdistäminen - miten kokoelmat toimivat? Työvuorojen suunnittelu Esiintyjien liittäminen ohjelmiin Henkilöiden lisääminen vuoroihin Tapahtumapaikkojen lisääminen ohjelma-aikatauluun: tietojen yhdistäminen tuotantoaikataulu Uuden kokoelman luominen Vapaaehtoisten vuorojen suunnittelu

Tuotantotyökalu: Group/Band ja Manageripaneeli

Group/Band -kokoelmassa ryhmällä on oma sivu, jossa he voivat lisätä ja päivittää tietoja, toimittaa tarvittavia liitteitä sekä lisätä tapahtumaan tulevat henkilöt ja mahdolliset kutsuvieraat tuottajan määrittämissä rajoissa. Kokoelmaa voidaan käyttää mm. bändien, vendorien ja seurojen ilmoittautumiseen ja hallintaan.

Henkilöhallinta Henkilöryhmät Tietojen keräys - miten luot lomakkeet? Tietojen yhdistäminen - miten kokoelmat toimivat? Manageripaneeli Ryhmät tietojen yhdistäminen Uuden kokoelman luominen

Tuotantotyökalu: Tapahtuma-aikataulu nettisivuille

GESTissä kerättyjä ja käsiteltyjä tietoja voidaan liittää osaksi isompia kokonaisuuksia, jolloin niiden hallinta on entistä helpompaa. Tietoja voidaan koota yhteen esimerkiksi tapahtuman ohjelma-aikatauluja, työvuorosuunnittelua tai tapahtumapaikkoja varten. Järjestelmä myös linkittää tietoja eri kokoelmien välillä toisiinsa, jolloin tiedot löytyvät helposti useamman eri kokoelman tiedoista.

Henkilöhallinta Tietojen yhdistäminen - miten kokoelmat toimivat? Työvuorojen suunnittelu Esiintyjien liittäminen ohjelmiin Henkilöiden lisääminen vuoroihin Tapahtumapaikkojen lisääminen ohjelma-aikatauluun: tietojen yhdistäminen tuotantoaikataulu Uuden kokoelman luominen Vapaaehtoisten vuorojen suunnittelu

Tuotantotyökalut: Taulukko

GESTissä kerättyjä ja käsiteltyjä tietoja voidaan liittää osaksi isompia kokonaisuuksia, jolloin niiden hallinta on entistä helpompaa. Tietoja voidaan koota yhteen esimerkiksi tapahtuman ohjelma-aikatauluja, työvuorosuunnittelua tai tapahtumapaikkoja varten. Järjestelmä myös linkittää tietoja eri kokoelmien välillä toisiinsa, jolloin tiedot löytyvät helposti useamman eri kokoelman tiedoista.

Henkilöhallinta Tietojen yhdistäminen - miten kokoelmat toimivat? Työvuorojen suunnittelu Esiintyjien liittäminen ohjelmiin Henkilöiden lisääminen vuoroihin Tapahtumapaikkojen lisääminen ohjelma-aikatauluun: tietojen yhdistäminen tuotantoaikataulu Uuden kokoelman luominen Vapaaehtoisten vuorojen suunnittelu

Tuotantotyökalut: Työvuorojen suunnittelu & hallinta

Täältä löydät ohjeet työvuorojen suunnitteluun. Muista katsoa myös video!

Työvuorojen suunnittelu Työvuorojen suunnittelu Vapaaehtoisten vuorojen suunnittelu