Dokumentit

Henkilöryhmiä varten voidaan laatia erilaisia dokumentteja. Nämä voivat olla esimerkiksi sopimuksia, infomateriaaleja, todistuksia, nimikylttejä tai kuponkeja. Vain oma mielikuvitus on rajana.

Dokumentteja voidaan lähettää ja allekirjoittaa täysin sähköisesti tai niitä voidaan tulostaa esimerkiksi siäänkirjautumisen yhteydessä. Dokumentit nopeuttavat työskentelyä ja vähentävät tulostamista ja sitä kautta turhan paperijätteen syntymistä.

Dokumentin luominen

Kun haluat luoda uuden dokumentin, siirry Dokumentit-välilehdelle ja klikkaa Uusi dokumentti.

Nimeä dokumentti. Sen jälkeen voit lisätä dokumenttiin tekstiä, kuvia ja linkkejä. Voit sommitella tekstin ja kuvien paikkaa muotoilutyökaluilla.

Placeholderit

Dokumenttiin voidaan myös sijoittaa placeholdereita, jotka korvaantuvat lähetettävään dokumenttiin viestin vastaanottajan (organisaation, talkoolaisen ym.) omilla tiedoilla. Placeholderit muodostuvat lomakkeen kentistä eli ne vaihtelevat sen mukaan, mitä tietoja lomakkeella on kysytty.

Jos haluat laatia esimerkiksi etukupongin tai nimikyltin, voit liittää dokumenttiin placeholderit etu- ja sukunimeä sekä organisaatiota varten. Sopimuksia varten voit rakentaa geneerisen sopimuspohjan placeholdereiden avulla. Tällöin sinun ei tarvitse erikseen tehdä jokaiselle osallistujalle omaa dokumenttia, vaan voit lähettää saman pohjan kaikille.

Placeholderit löytyvät dokumentit -sivun lopusta, mistä voit liittää ne dokumenttiin kopioimalla sellaisenaan.

Huom. Date-placeholder generoituu sinä kyseiseisenä päivä, kun dokumentti tulostetaan. 

Esimerkki työtodistuksesta:

Esimerkki myyntipaikkasopimuksesta:

Dokumentin asetukset

Kun olet laatinut dokumentin visuaalisen ilmeen mieleiseksesi, voit siirtyä määrittämään sivun asetuksia.

Sivun koko on automaattisesti A4, mutta voit vaihtaa kokoa pudotusvalikosta.  Voit valita tekstin asettelun joko pysty- tai vaakasuuntaan. Dokumentille voi halutessaan määrittää myös täysin kustomoidut mitat.

VismaSign

Voit laatia GESTin avulla myös sähköisesti allekirjoitettavia sopimuksia. Dokumentit allekirjoitetaan Visma Sign -ohjelmalla, joka tulee olla kytkettynä päälle. Lisää VismaSignin käytöstä GESTissä löydät täältä. Mikäli VismaSign ei ole tuttu, tutustu palveluun täällä www.vismasign.fi.

Tällä hetkellä dokumenttiin on mahdollista pyytää vain yksi allekirjoitus, joten ennen dokumentin lähettämistä varmista, että sopimuksen toinen osapuoli (eli sopimuksen lähettäjä, te) on lisännyt allekirjoituksensa dokumenttiin.

Jos käytät VismaSignia sopimuksen allekirjoittamiseen ja hallinnointiin, valitse pudotusvalikosta vaihtoehto Lähetä vismasign dokumentti allekirjoitettavaksi.

Dokumentin lähettäminen

Dokumentteja lähetetään henkilöryhmänäkymästä Let’s go -valikon kautta. Tätä varten onkin hyvä luoda oma valmis sähköpostipohja, joka sisältää linkin dokumenttiin ja kyseiseen dokumenttiin sopivan viestin. Sähköpostipohjien luominen on käsitelty kohdassa Ulkoinen viestintä.

1. Valitse ensin henkilöt, joille haluat lähettää dokumentin.
2. Valitse sitten Let’s go -valikosta Lähetä dokumentti.
3. Valitse viestipohjista luomasi sähköpostipohja, joka sisältää linkin %recipient.documents%
4. Lopuksi klikkaa lähetä. 

Jos käytät VismaSignia sopimuksen allekirjoittamiseen ja hallinnointiin, valitse pudotusvalikosta vaihtoehto Lähetä vismasign dokumentti allekirjoitettavaksi.