Documents

Various documents can be created for groups of people. These can be, for example, contracts, information materials, certificates, name tags or coupons. The only limit is your imagination.

Documents can be sent and signed completely electronically or they can be printed, for example when checking in. Documents speed up work and reduce printing and thus unnecessary paper waste.

Creating a document

When you want to create a new document, go to the Documents tab and click on 'New Document'.

Name the document. After that, you can add text, images and links to the document. You can position text and images with the formatting tools offered.

Placeholders

You can also place placeholders in the document, which will be replaced in the document being sent with the recipient's (organization, volunteer, etc.) own information. Placeholders are formed from the form fields, meaning they vary depending on what information is requested on the form.

Jos haluat laatia esimerkiksi etukupongin tai nimikyltin, voit liittää dokumenttiin placeholderit etu- ja sukunimeä sekä organisaatiota varten. Sopimuksia varten voit rakentaa geneerisen sopimuspohjan placeholdereiden avulla. Tällöin sinun ei tarvitse erikseen tehdä jokaiselle osallistujalle omaa dokumenttia, vaan voit lähettää saman pohjan kaikille.

Placeholders can be found at the end of the documents page, where you can paste them into the document by copying them as is.

Huom. Date-placeholder generoituu sinä kyseiseisenä päivä, kun dokumentti tulostetaan. 

Esimerkki työtodistuksesta:

Esimerkki myyntipaikkasopimuksesta:

Dokumentin asetukset

When you have finalized the visual look of the document to your liking, you can proceed to define the page settings.

The page size is automatically A4, but you can change the size from the drop-down menu.  You can choose the layout of the text to show either vertically or horizontally. If desired, you can also specify fully customized dimensions for the document.

VismaSign

Voit laatia GESTin avulla myös sähköisesti allekirjoitettavia sopimuksia. Dokumentit allekirjoitetaan Visma Sign -ohjelmalla, joka tulee olla kytkettynä päälle. Lisää VismaSignin käytöstä GESTissä löydät through here. Mikäli VismaSign ei ole tuttu, tutustu palveluun täällä www.vismasign.fi.

Tällä hetkellä dokumenttiin on mahdollista pyytää vain yksi allekirjoitus, joten ennen dokumentin lähettämistä varmista, että sopimuksen toinen osapuoli (eli sopimuksen lähettäjä, te) on lisännyt allekirjoituksensa dokumenttiin.

Jos käytät VismaSignia sopimuksen allekirjoittamiseen ja hallinnointiin, valitse pudotusvalikosta vaihtoehto Send the vismasign document to be signed.

Sending the document

Documents are sent from the person group view via the Let's go menu. For this purpose, it is a good idea to create your own ready-made email template that contains a link to the document and a message appropriate to that document. Creating email templates is discussed in section External communication.

1. Valitse ensin henkilöt, joille haluat lähettää dokumentin.
2. Valitse sitten Let’s go -valikosta Lähetä dokumentti.
3. Valitse viestipohjista luomasi sähköpostipohja, joka sisältää linkin %recipient.documents%
4. Lopuksi klikkaa lähetä. 

If you use VismaSign to sign and manage the agreement, select the Send vismasign document for signature option from the drop-down menu.