External communication

GESTissä voidaan paitsi viestiä sisäisesti, myös lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä hallittaville henkilöille. Viestitoiminnot helpottavat yhteydenpitoa ulkoisiin sidosryhmiin koko tuotannon ajan. 

Communication is an important part of any project. In GEST, you can not only communicate internally, but also send emails and text messages to the people you manage. Messaging features make it easy to communicate with external stakeholders throughout the production process. 

Viestipohjat

You can create ready-made, consistent email templates to streamline communications.

Uusi sähköpostipohja luodaan Käyttäjätili-valikossa Viestipohjat > Lisää uusi.

1. Name the email template and title it. The header is visible to email recipients. 
2. Format the content of the message and add links, images, and files if necessary. 
3. Viestin muotoilun jälkeen voit valita, näkyykö luomasi sähköpostipohja vain sinulle vai kaikille käyttäjille, jolloin muut voivat tehdä muutoksia pohjaan ja käyttää sitä.

Template links or placeholders

A personal link can be embedded in the base that directs the recipient of the message to perform the desired action, such as making a payment, completing information, or approving work shifts.

Select the theme of the message you are creating from the drop-down menu. 

Default: Standard message base.

If you have selected a message type other than default, you will need to embed a link in the message so that the recipient can perform the desired action. The link depends on the template you have selected. 

Payment link %recipient.paymentlink%. Payment link to the Paytrail payment system. Suitable for use, for example, to receive accreditation fees.

Post-fill link %recipient.filllink%. Suitable for collecting feedback or forgotten information, for example. You can also use it to send shifts for booking.

Work shift link %recipient.shiftplan%.  Työntekijöiden tai vapaaehtoisten vuorojen vahvistaminen. Kun tämä linkki laitetaan viestiin, jokainen vastaanottaja pääsee sen kautta näkemään ja hyväksymään omat työvuoronsa. 

Dokumentti-linkki %recipient.documents%. Linkki dokumentteihin, sopimuksiin ym., jotka ovat tehty GESTin omalla dokumentti-työkalulla. Dokumentti henkilöityy vastaanottavan tahon tietojen mukaan. 

Kopioi linkki haluamaasi kohtaan viestissä sellaisenaan erikoismerkkeineen. Älä muokkaa sitä mitenkään. Järjestelmä luo henkilökohtaisen linkin jokaiselle viestin vastaanottajalle, jolloin esimerkiksi jokainen tapahtuman vapaaehtoinen pääsee hyväksymään tai hylkäämään omat vuoronsa. 

Huom! Kahta eri linkkiä (placeholder) ei ole mahdollista liittää samaan viestiin. 

Managing message templates

All created message templates appear on the Message Templates tab, where you can make any necessary changes or delete them.

Sending an email

When you want to send a message, 

1. First, choose who you want to send it to. One, two, a specific group, all approved people, or perhaps an entire group of people?
2. Then select from the Actions drop-down menu send an email ja paina Let’s go.

After this, you can edit the submission. 

• Vastaanottajat -kohtaan tulevat automaattisesti kaikkien valittujen vastaanottajien osoitteet.
• Lähettäjä-kentässä voit muokata lähettäjän tietoja. Automaattisesti kentässä on oma sähköpostiosoitteesi. Voit kuitenkin kirjoittaa tilalle myös jonkin muun sähköpostiosoitteen, kuten noreply, info tai sen tuotantoalueen, josta olet vastuussa, esim. akkre.
  • Note! Jokaiselle GEST-tilille on määritetty tietty sähköpostiosoite, esim. @gest.fi. Käytäthän tätä määriteltyä osoitetta aina sähköpostia lähetettäessä. Näin vastaanottajan sähköpostipalvelin tietää, että viesti tulee teiltä. Vaikka sinulle olisi merkitty tietoihin sähköpostiosoitteeksi nimi.sukunimi@gmail.com, voit vaihtaa Lähettäjä-kenttään esimerkiksi akkre@festivalx.fi, mikäli organisaation GESTiin määritelty osoite on @festivalx.fi.
• Valmis pohja -kohdasta voit valita etukäteen luomasi viestin. Kun valitset valmiin viestin, Aihe – ja Viesti -kohtiin tulee automaattisesti luomasi viestin tiedot. 
• If you are not sending a ready-made message, you can write the subject and message content at this stage. You can also add links, etc. 

Sending a text message

Mikäli haluat tekstiviestiominaisuuden käyttöön omassa GESTissäsi, ota yhteyttä info@gest.fi.

When you want to send a text message, 

1. First, choose who you want to send it to. One, two, a specific group, all approved people, or perhaps an entire group of people? 
2. Then select from the Actions drop-down menu Send a text message ja paina Let’s go.

Tämän jälkeen pääset kirjoittamaan viestin. Huomio, että jokainen alkava 160 merkkiä kuluttaa yhden SMS-viestin. Vastaanottajalle tämä kuitenkin näkyy yhtenä yhtenäisenä viestinä.

Viestintä useammalle eri henkilöryhmälle ja viestintä check-inissä

If you want to send

• for all or several managed groups of people at once
• send a message to people who have a specific product
• limit the message to only those with a certain status from several groups of people, etc.

kannattaa hyödyntää check-in sivun Hae-toimintoa. Periaate on  sama kuin aiemmin esitelty, mutta nyt valittavia vastaanottajien vaihtoehtoja on enemmän. 

You win

1. Suodattaa check-in -tilanteen mukaan
2. Valita yhden tai useamman henkilöryhmän
3. Specifies whether the message is sent only to those in Pending status, Approved, or perhaps to everyone
4. Rajata viestin lähtemään vain niille, joilla on tietty tuote

Once you have set the criteria, go to the bottom of the page.  Valitse alasvetovalikosta haluamasi viestityyppi ja klikkaa Let’s go. Voit kirjoittaa haluamasi viestin tai valita valmiin sähköpostipohjan. Samat periaatteet toimivat täältä lähetettäessä kuin henkilöryhmästä.