Manageripaneeli

 

Uudistetussa band/group-kokoelmassa on rajapinta ryhmän omalle sivulle, jonne he voivat lisätä tietoja, tapahtuman tarvitsemia liitteitä, tapahtumaan tulevia henkilöitä ja mahdollisia kutsuvieraita. Uusittu band/group-kokoelma kokoaa ryhmän tiedot heidän omille sivuilleen, jonka kautta tietoja ja henkilöitä on helppo muuttaa, poistaa ja lisätä ryhmän toimesta.

Kokoelmaa voi käyttää niin bändien, vendoreiden kuin seurojenkin ilmoittautumiseen. Voit luoda henkilölomakeen kaltaisen lomakkeen, viedä ja tuoda tietoa, lähettää sähköpostia ja hyväksyä, hylätä jne.

Ryhmän tiedot näkyvät kootusti kokoelmassa, josta heidät on helppo liittää aikatauluun, tuotantomatriisiin ym. Manageripaneelissa tapahtumaan lisätyt henkilöt näkyvät henkilölomakkeilla. Henkilöt näkyvät siis GESTin henkilöryhmissä, jolloin tuottaja voi hallinoida ryhmän lisäksi sen yksittäisiä jäseniä. Tuottaja määrittää mihin ryhmiin henkilöitä saa lisätä, kuinka monta ja mitä tietoja ryhmä saa muuttaa tai päivittää sivuillaan.

Voit myös lukemisen sijaan tai lisäksi katsoa ohjevideon tästä. 

 

Toiminnallisuuden nopea läpikäynti ja asiakaspolku

1. Ryhmän yhteyshenkilö ilmoittaa ryhmän tapahtumaan tuottajan luoman kokoelmalomakkeen kautta (sama periaate kuin henkilölomakkeissa).
2. Tuottaja hyväksyy ryhmän tulon tapahtumaan ja lähettää heille sähköpostilla linkin, käyttäjätunnuksen ja salasanan.
3. Tuottaja päättää, mitä tietoja ryhmä saa muokata ja lisätä, mihin ryhmiin he saavat lisätä henkilöitä ja kuinka monta (kokoelman hallinta ja asetukset)
4. Ryhmän yhteyshenkilö kirjautuu ryhmän sivulle, hallinnoi tietoja ja lisää tapahtumaan tulevat muut ryhmän jäsenet ja mahdolliset kutsuvieraat
5. Mikäli muutoksia henkilöihin tulee, ryhmän edustaja voi poistaa henkilöitä ja lisätä heidän tilalleen uusia sekä muokata tietoja
6. Muutokset ja lisäykset näkyvät tapahtuman henkilölomakkeilla sekä ryhmän kokoelmalomakkeella. Nämä molemmat ovat tuottajan hallittavissa GESTissä
   • ryhmää hallinnoidaan kokoelmasta (yrityksen/bändin/seuran hyväksyminen tapahtumaan, ohjeistusten lähettäminen jne.)
   • ryhmän henkilöitä hallinnoidaan henkilölomakkeilta (tuotteet, passit hyväksyminen ym.)
7. Tuottaja hyväksyy henkilöt tapahtumaan henkilölomakkeen kautta. Hyväksymisen jälkeen henkilöiden tietoja ei voi enää manageripaneelissa muokata.
8. Ryhmä saapuu tapahtumaan. Henkilöt saapuvat tapahtumaan ja saavat kulkuluvat yms. normaalisti akkreditoinnin/check-innin kautta. Tai koko tyhmän tiedot on nähtävissä kokoelmalomakkeella, eli check-inniin sijaan liput, laput, passit ym. voidaan kerätä kirjekuoreen ja antaa suoraan yhteyshenkilölle. 

Kokoelman luonti ja hallinnointi

Luo uusi kokoelma

Luo uusi kokoelma painamalla kokoelma rivin lopusta +-painiketta. Nimeä sen jälkeen lomake teeman mukaan ja valitse pohjaksi Group/band. Luo jokaiselle ryhmälle (bändit/seurat/ vendorit) oma kokoelmalomakkeensa.

Luo lomake henkilö-lomakkeen tapaan ja määritä mitä tietoja haluat kyseiseltä ryhmältä kerätä. Kokoelmassa kerätään yleiset tiedot (esim. vendoreilta sähkön tarve, myyntipisteen rakenteet ja koko, ajolupa ym.)

Huom. Jos haluat piilottaa lomakkeelta kenttiä, käytä Admin only-toimintoa.

Tämän jälkeen mene kokoelman Hallintaan ja käy Hallinta-paneelin toiminnot läpi yksi kerrallaan, henkilölomakkeen tapaan. Toiminnallisuuksia kokoelman hallinnassa on vähemmän kuin henkilölomakkeissa.

Julkaisuasetukset

Suurimmat muutokset löytyvät lomakkeen Julkaisuasetuksista (kuva alla).

Lomakkeen ulkoasu-sivun loppuun on lisätty kaksi kenttää

1. Manager kirjautuminen info
2. Manager sivun info

1. Manager kirjautuminen infoon voitte kirjoittaa ohjeistuksen ryhmälle omalle sivulle kirjautumiseen.

Alla näkymä kirjautumis-sivustolla

2. Manager sivun infoon voitte kirjoittaa ohjeistuksen omalla sivulla toimimiseen, toiminnallisuuksiin, olennaisiin asioihin tapahtumassanne, ilmoittaa aikatauluista yms. Alla esimerkki-ohjeistus vendoreille.

Huomioikaa, että ohjeistukset näkyvät vain Yhteyshenkilön tiedot-sivulla. Lisää-henkilöitä sivulle ei voi kirjoittaa omaa ohjeistusta. Alla näkymä ryhmän omalla sivulla.

Lisää henkilöryhmät

Lisää henkilöryhmät on uusi toiminto. Sivulla päätät, mihin henkilöryhmiin ryhmä saa lisätä henkilöitä ja kuinka monta. Esimerkiksi tässä tapauksessa (kuva alla), kun vendori omassa paneelissaan lisää tapahtumaan tulevat työntekijät, hän lisää heidät Myyntipaikat 2024-lomakkeelle. Lisäyksen jälkeen henkilöt näkyvät kyseisellä henkilölomakkeella, jolloin tuottaja voi hyväksyä heidät, määrittää heille tarvittavat tuotteet, passit ja kulkuluvat.

Voit valita yhden tai useamman ryhmän, mihin henkilöitä saa lisätä. Tällöin yhteyshenkilö valitsee omassa paneelissaan haluamansa ryhmän alasvetovalikosta. Henkilöitä voi lisätä vain niihin ryhmiin, jotka on sallittu tuottajan toimesta. Limit-kohtaan voit kirjata määrän, kuinka monta henkilöä ryhmä saa lisätä.

 

Muokattavat kentät

Muokattavat kentät -kohdassa määrität, mitkä kaikki kentät ovat näkyvillä manageripaneelissa ja mitä niistä voi muokata.

Kenttien näkyminen manageripaneelissa. Kun lisäät uusia kenttiä, muista käydä merkitsemässä ne näkyviksi. Jos siis joku kenttä ei näy manageripaneelissa, muista käydä tarkastamassa, että se on merkitty näkyväksi. Kaikkia kenttiä ei kuitenkaan tarvitse näyttää. Huom. Username ja Password-kentät, eivät näy, vaikka olisit ne valinnutkin.

Kenttien muokkaaminen manageripaneelissa. Valitse kaikki ne kohdat, joita sallit yhteyshenkilön muokkaavan. Ne kentät, joita et salli muokattavan näkyvät harmaana manageripaneelissa (kuva alla). Kohdat, joihin olet sallinut muutokset näkyvät puolestaan valkoisena.

 

 

Henkilöryhmien luonti ja lomakkeen rakentaminen

Koska ryhmien henkilöt liitetään tapahtuman henkilöryhmiin, muista luoda olennaiset henkilölomakkeet ennen tunnusten lähettämistä. Eli luo ne lomakkeet, joihin vendori/bändi//seura saa lisätä henkilöitä. Jos et muista kuinka lomake luodaan, voit katsoa ohjeet täältä.

Luomasi henkilölomake on se, minkä ryhmän yhteyshenkilö täyttää jokaisen ryhmänsä jäsenen kohdalla. Suosittelemme siis pitämään sen mahdollisimman tiiviinä. Ryhmän yleiset tiedot on kysytty jo kokoelmalomakkeella.

Huom. Älä piilota organisaatio-kenttää tältä lomakkeelta. Kun henkilöitä lisätään manageripaneelissa organisaation alle eri henkilöryhmiin, organisaatio-kentän tulee olla näkyvissä. Jos orgasaatio-kenttä ei ole näkyvissä, henkilöä ei löydä organisaation nimellä kyseisestä henkilöryhmästä. 

Organisaatio-kenttää ei pysty manageripaneelissa muokkaamaan, mutta sen tulee olla näkyvillä.

Tunnusten luominen ja valmis sähköposti-pohja

Luo sähköpostiviesti, jolla lähetät tunnukset ryhmän yhteyshenkilölle. Voit katsoa ohjeet valmiin viestipohjan luomiseen täältä. Suosittelemme tekemään jokaiselle ryhmälle oman sähköpostin.

Lisää viestiin seuraavat kohdat (voit kopioida kohdat tästä):

Tunnukset lomakkeen vahvistusviestissä

Voit myös asettaa kirjautumistunnukset lähtemään automaattisesti yhteyshenkilölle lomakkeen vahvistusviestin mukana.

Lisää vahvistusviestiin seuraavat kohdat (voit kopioida kohdat tästä):

Manageripaneelin hallinnointi

Kun olet lähettänyt tunnukset sähköpostilla ja ryhmän yhteyshenkilö on kirjautunut sisään, hän pääsee hallinnoimaan ryhmän tietoja ja lisäämään henkilöitä. Tuottaja ei pääse ryhmän sivulle, mutta näkee lisäykset henkilö- ja kokoelmalomakkeilta.

Yhteyshenkilön tiedot -sivu

Kirjautumisen jälkeen yhteyshenkilölle avautuu manageripaneelin etusivu.

Tällä sivulla ovat kirjoittamanne ohjeistukset ja ryhmän lomakkeen tiedot. Lomake on sama, minkä ryhmä on täyttänyt ilmoittautuessaan.

Lisää henkilöitä-sivu

Lisää henkilöitä -sivulla ryhmään lisätään tapahtumaan tulevat henkilöt. Jos yhteyshenkilö on tulossa tapahtumaan, hänen pitää kirjata tänne myös omat tietonsa. Lomake, jonka ryhmän yhteyshenkilö täyttää, on sama minkä olette luoneet henkilölomakkeelle.

Alasvetovalikosta voidaan valita mihin ryhmään henkilö lisätään. Jos yhteyshenkilö haluaa vaihtaa täytettävää henkilöryhmää, hänen tulee painaa Vaihda ryhmää-nappia. Tämän jälkeen henkilön tiedot voi lisätä ja tallentaan.

 

Lisäämisen jälkeen henkilön tietoja voi muokata ja hänet voi poistaa.

Kun henkilö on tapahtuman toimesta hyväksytty, henkilön tietoja ei voi enää muokata manageripaanelissa. Hänet voi kuitenkin poistaa.

Mikäli olet määrittänyt maksimimäärän esim. kutsuvieraille, alusta ilmoittaa kun maksimi on täynnä.

Kokoelma-lomakkeen hallinnointi ja näkymä

Ryhmän kokoelmassa

• näet ryhmän täyttämät tiedot
• näet kootusti ryhmään lisätyt henkilöt
• voit antaa yritykselle/bändille/seuralle tuotteita. Huom. passit, kulkuluvat ym. tulee antaa aina henkilölomakkeen kautta.
• voit lisätä tageja

Let’s go-valikon kautta voit hallinnoida ryhmiä massana tai yksittäin henkilölomakkeen tapaan.

Henkilölomakkeen hallinnointi ja näkymä

Henkilölomakkeella hallinnoit siihen liitettyjä henkilöitä normaalisti. Kun henkilö on lisätty manageripaneelista, hänen kohdallaan näkyy linkki merkkinä tästä yhteydestä. Huom. Mikäli organisaatio-kenttä on ollut piilotettu henkilöä lisättäessä (piilotettu henkilölomakkeelta), linkkiä ei henkilön kohdalla näy eikä häntä löydy organisaation alta. 

Kun henkilö on hyväksytty tapahtumaan henkilölomakkeella tuottajan toimesta, hänen tietojaan ei voi enää muokata manageripaanelissa. Hänet voi kuitenkin poistaa sieltä. Manageripaneelissa henkilötietoihin tehdyt muutokset näkyvät täällä.

Henkilölomakkeelta hallinnoit henkilöitä yksittäin, massana ja ryhmäkohtaisesti ja annat kulkuluvat ja muut tuotteet.

 

Huomioita

Mikäli lisäät itse yrityksen, mutta et kirjaa yrityksen nimeä, et pääse avaamaan tietoja tai muokkaamaan niitä, ennen kuin yritys on omalla sivullaan kirjannut nimensä.

Käyttäjätunnuksen luominen tuottajan toimesta, kun yritys kirjataan GESTiin. Mikäli ajatuksenasi on tehdä käyttäjätunnus yritykselle itse, järjestelmä ei tue tätä. Jos siis kirjaat käyttäjätunnukset yritykselle sen luomisvaiheessa, sähköpostia lähetettäessä se generoituu uudelleen.

Et kirjaa yrityksen nimeä ja luot itse käyttäjätunnuksen: Ohjelma generoi käyttäjätunnuksen uudelleen pelkäksi numeroksi, jolla yritys kirjautuu sisään. Jos lähetät tälle samaiselle yritykselle sähköpostin uudelleen nimenkirjaamisen jälkeen, kt generoituu yrityksen nimen mukaan ja nimenperässä on samainen numero.

Kirjaat yritysen sisään itse ja kirjoitat yrityksen nimen, mutta määrität itse käyttäjätunnuksen. Kirjaamasi kt pysyy niin kauan, kunnes lähetät yritykselle/organisaatiolle/seuralle sähköpostilla kt:n, salasanan ja linkin. Sähköposti generoi käyttäjätunnuksen uudelleen.

Et siis itse voi määrittää käyttäjätunnusta tai salasanaa tapahtumaasi osallistuville organisaatioille.