Group/Band -kokoelma ja Manageripaneeli

Voit myös lukemisen sijaan tai lisäksi katsoa ohjevideon from here.

Uudistetussa band/group-kokoelmassa on rajapinta ryhmän omalle sivulle, jonne he voivat lisätä tietoja, tapahtuman tarvitsemia liitteitä, tapahtumaan tulevia henkilöitä ja mahdollisia kutsuvieraita. Group/band -kokoelma kokoaa ryhmän tiedot heidän omille sivuilleen, jonka kautta tietoja ja henkilöitä on helppo muuttaa, poistaa ja lisätä ryhmän toimesta.

The collection can be used for registrations of bands, vendors, and clubs. You can create a form similar to a personnel group form, export and import information, send emails, and approve, reject, etc.

Ryhmän tiedot näkyvät kootusti kokoelmassa, josta heidät on helppo liittää aikatauluun, tuotantomatriisiin ym. Manageripaneelissa ryhmään lisätyt henkilöt näkyvät henkilölomakkeilla. Henkilöt näkyvät siis GESTin henkilöryhmissä, jolloin tuottaja voi hallinnoida ryhmän lisäksi sen yksittäisiä jäseniä. Tuottaja määrittää mihin ryhmiin henkilöitä saa lisätä, kuinka monta ja mitä tietoja ryhmä saa muuttaa tai päivittää sivuillaan.

Quick review of functionality and customer path

1. Ryhmän yhteyshenkilö ilmoittaa ryhmän tapahtumaan tuottajan luoman kokoelmalomakkeen kautta (sama periaate kuin henkilölomakkeissa).
2. Tuottaja hyväksyy ryhmän tulon tapahtumaan ja lähettää heille sähköpostilla linkin, käyttäjätunnuksen ja salasanan.
3. Tuottaja päättää, mitä tietoja ryhmä saa muokata and add, mihin ryhmiin he saavat lisätä henkilöitä ja kuinka monta (kokoelman hallinta ja asetukset)
4. Ryhmän yhteyshenkilö kirjautuu ryhmän sivulle, hallinnoi tietoja ja lisää tapahtumaan tulevat muut ryhmän jäsenet ja mahdolliset kutsuvieraat
5. Mikäli muutoksia henkilöihin tulee, ryhmän yhteyshenkilö voi poistaa henkilöitä ja lisätä heidän tilalleen uusia sekä muokata tietoja.
6. Changes and additions appear on the event's personnel group forms and the group's collection form. Both of these are controllable by the producer in GEST
   • the group is managed from the collection (approving a company/band/club to the event, sending instructions, etc.)
   • The people of this band/group are however managed through personnel group forms (products, pass approvals, etc.)
7. Tuottaja voi seurata yhteyshenkilön tekemiä muutoksia group/band -kokoelman etusivulta kohdasta Event log.
8. Tuottaja hyväksyy henkilöt tapahtumaan henkilölomakkeen kautta. Hyväksymisen jälkeen henkilöiden tietoja ei voi enää manageripaneelissa muokata.
9. Ryhmä saapuu tapahtumaan. Henkilöt saapuvat tapahtumaan ja saavat kulkuluvat yms. normaalisti akkreditoinnin/check-inin kautta. Tai koko tyhmän tiedot on nähtävissä kokoelmalomakkeella, eli check-iniin sijaan liput, laput, passit ym. voidaan kerätä kirjekuoreen ja antaa suoraan yhteyshenkilölle.

Collection creation and management

Create a new collection

Create a new collection by pressing collection at the end of the line with a + painiketta. Nimeä sen jälkeen lomake teeman mukaan ja valitse pohjaksi Group/band. Luo jokaiselle ryhmälle (bändit/seurat/ vendorit) oma kokoelmalomakkeensa.

Create a form just like you'd create a personnel group form, then specify what information you want to collect from that group. The collection gathers general information (e.g. the need for electricity from vendors, the structure and size of the point of sale, driver's license, etc.)

Note If you want to hide fields from the form, use the Admin only function.

Tämän jälkeen mene kokoelman Hallintaan ja käy Hallinta-paneelin toiminnot läpi yksi kerrallaan, henkilölomakkeen tapaan. Toiminnallisuuksia kokoelman hallinnassa on vähemmän kuin henkilölomakkeissa. Suurimmat muutokset löytyvät lomakkeen Julkaisuasetuksista.

You can

• configure settings
• export data
• configure publishing options
• create documents (contracts, etc.)
• edit form fields
• create multilingual forms and
• modify user rights to view the collection

Lisää ohjeita lomakkeen hallinnasta löydät täältä: Lomakkeen hallintapaneeli.

Publishing settings

Lomakkeen ulkoasu -sivun loppuun on lisätty kaksi kenttää

1. Manager login info
2. Manager page info

Manager kirjautuminen infoon voitte kirjoittaa ohjeistuksen ryhmälle omalle sivulle kirjautumiseen

Alla näkymä kirjautumissivustolla:

Manager sivun infoon voitte kirjoittaa ohjeistuksen omalla sivulla toimimiseen, toiminnallisuuksiin, olennaisiin asioihin tapahtumassanne, ilmoittaa aikatauluista yms. Alla esimerkkiohjeistus vendoreille:

Huomioikaa, että ohjeistukset näkyvät vain Yhteyshenkilön tiedot-sivulla. Lisää-henkilöitä sivulle ei voi kirjoittaa omaa ohjeistusta. Alla näkymä ryhmän omalla sivulla:

Add personnel groups

Lisää henkilöryhmät -sivulla päätät, mihin henkilöryhmiin ryhmä saa lisätä henkilöitä ja kuinka monta. Henkilöryhmät ovat valmiiksi luotuja henkilölomakkeita (esimerkiksi Artistit 2026, Kutsuvieraat 2026, Työntekijät 2026).

Esimerkiksi tässä tapauksessa (kuva alla), kun vendorin yhteyshenkilö omassa paneelissaan lisää tapahtumaan tulevat työntekijät, hän lisää heidät Myyntipaikat 2024 -lomakkeelle. Lisäyksen jälkeen henkilöt näkyvät kyseisellä henkilölomakkeella, jolloin tuottaja voi hyväksyä heidät, määrittää heille tarvittavat tuotteet, passit ja kulkuluvat.

Voit valita yhden tai useamman ryhmän, mihin henkilöitä saa lisätä. Tällöin yhteyshenkilö valitsee omassa paneelissaan haluamansa ryhmän alasvetovalikosta ja klikkaa ”Vaihda ryhmää”. Henkilöitä voi lisätä vain niihin ryhmiin, jotka on sallittu tuottajan toimesta. Limit-kohtaan voit kirjata määrän, kuinka monta henkilöä ryhmä saa lisätä.

Editable fields

Under Editable fields, you specify which fields are visible in the manager panel and which of them can be edited.

Kenttien näkyminen manageripaneelissa: Kun lisäät uusia kenttiä, muista käydä merkitsemässä ne näkyviksi. Jos siis joku kenttä ei näy manageripaneelissa, muista käydä tarkastamassa, että se on merkitty näkyväksi. Kaikkia kenttiä ei kuitenkaan tarvitse näyttää. Huom. Username ja Password-kentät, eivät näy, vaikka olisit ne valinnutkin.

Kenttien muokkaaminen manageripaneelissa:  Valitse kaikki ne kohdat, joita sallit yhteyshenkilön muokkaavan. Ne kentät, joita et salli muokattavan näkyvät harmaana manageripaneelissa (kuva alla). Kohdat, joihin olet sallinut muutokset näkyvät puolestaan valkoisena.

Creating groups of people and building a form

Koska ryhmien henkilöt liitetään tapahtuman henkilöryhmiin, muista luoda olennaiset henkilölomakkeet ennen tunnusten lähettämistä. Eli luo ne lomakkeet, joihin vendori/bändi/seura saa lisätä henkilöitä. Jos et muista kuinka lomake luodaan, voit katsoa ohjeet through here.

The personnel group form you create is what the contact person in the group fills out for each member of their group. We therefore recommend keeping it as concise and simple as possible. The group's general information has already been requested on the collection form.

Huom. Älä piilota organisaatio-kenttää tältä lomakkeelta. Kun henkilöitä lisätään manageripaneelissa organisaation alle eri henkilöryhmiin, organisaatio-kentän tulee olla näkyvissä. Jos orgasaatio-kenttä ei ole näkyvissä, henkilöä ei löydä organisaation nimellä kyseisestä henkilöryhmästä.

The Organization field cannot be edited in the manager panel, but it must be visible.

Tunnusten luominen ja valmis sähköpostipohja

Create an email message to send the login credentials to the group contact. You can view instructions on how to create a ready-made message template. from here. We recommend creating a separate email template for each group.

Add the following points to the message (you can copy the points here):

Username: %recipient.username%

Password: %recipient.password%

Link: %recipient.loginurl%

Kun liität nämä viestikenttään, jokainen vastaanottaja (ryhmä) saa oman käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lähetä sähköposti Let’s go-valikosta. Valitse haluamasi ryhmä/ryhmät ja haluamasi sähköpostipohja.

Note Jos lähetät samalle ryhmälle useampaan kertaan tunnukset, salasana muuttuu jokaisella kerralla. Jos siis ryhmän salasana ei toimi, muista tarkistaa, että hän käyttää uusinta TAI jos sama henkilö hallinnoi useampaan ryhmää, että hän kirjaa oikean ryhmän tunnukset per tapahtuma.

Alla esimerkkiviesti vendoreille:

IDs in the form confirmation message

You can also set login credentials to be automatically sent to the contact person with the form confirmation email. Add the following to your confirmation email (you can copy the items here):

Username: %recipient.username%

Password: %recipient.password%

Link: %recipient.loginurl%

Huom. Jos asetat kirjautumistunnukset lähtemään vahvistusviestissä, lomakkeella tulee olla päällä kohta ”Hyväksy automaattisesti”. Tällöin ryhmän yhteyshenkilö on automaattisesti hyväksytty-tilassa eikä tuottajan tarvitse käydä häntä erikseen hyväksymässä.

  

Administration of the manager panel

When you have sent the credentials by e-mail and the group's contact person has logged in, they can manage the group's information and add people. The producer cannot access the group's page, but can see the additions on the personnel group and collection forms.

Contact details page

After logging in, the front page of the manager panel opens for the contact person. This page contains the instructions you wrote and the group form information. The form is the same that the group filled out when registering.

Lisää henkilöitä -sivu

Lisää henkilöitä -sivulla ryhmään lisätään tapahtumaan tulevat henkilöt. Jos yhteyshenkilö on tulossa tapahtumaan, hänen pitää kirjata tänne myös omat tietonsa. Lomake, jonka ryhmän yhteyshenkilö täyttää, on sama minkä olette luoneet henkilölomakkeelle.

Alasvetovalikosta voidaan valita mihin ryhmään henkilö lisätään. Jos yhteyshenkilö haluaa vaihtaa täytettävää henkilöryhmää, hänen tulee painaa Vaihda ryhmää -nappia. Tämän jälkeen henkilön tiedot voi lisätä ja tallentaa.

After adding, the person's information can be edited and they can be deleted from the platform.

Kun henkilö on tapahtuman toimesta hyväksytty, henkilön tietoja ei voi enää muokata manageripaneelin kautta. Hänet voidaan kuitenkin vielä poistaa.

If you have defined a maximum number for e.g. invited guests, the platform will notify you when the maximum is full.

Group/band -kokoelman hallinnointi, näkymä ja Event log

In the group's collection

• Näet ryhmän täyttämät tiedot.
• Näet kootusti ryhmään lisätyt henkilöt.
• Voit antaa yritykselle/bändille/seuralle tuotteita. Huom. passit, kulkuluvat ym. tulee antaa aina henkilölomakkeen kautta.
• Voit lisätä tageja.

Through the let's go menu, you can manage groups in bulk or individually like on a personnel group form.

Voit myös seurata yhteyshenkilöiden tekemiä muutoksia yläreunan Event logista.

Management and view of the personal form

With the personnel group form, you manage the persons attached to it normally. When a person has been added from the manager panel, a link will be displayed next to him as a sign of this connection. Huom. Mikäli organisaatio-kenttä on ollut piilotettu henkilöä lisättäessä (piilotettu henkilölomakkeelta), linkkiä ei henkilön kohdalla näy eikä häntä löydy organisaation alta. 

Kun henkilö on hyväksytty tapahtumaan henkilölomakkeella tuottajan toimesta, hänen tietojaan ei voi enää muokata manageripanelissa. Manageripaneelissa henkilötietoihin tehdyt muutokset näkyvät täällä.

From the personnel group form, you manage people individually, in bulk and by group, and issue travel permits and other products.

Notes

If you add a company yourself, but do not register the company's name, you will not be able to open the information or edit it until the company has registered its name on its own page.

Käyttäjätunnuksen luominen tuottajan toimesta, kun yritys kirjataan GESTiin: If your idea is to create a username for the company yourself, the system does not support this. So if you register the usernames for the company during its creation, it will be generated again when you send an email.

You do not register the company name and create user credentials yourself: The program regenerates the user credentials into a simple number with which the company logs in. If you send an email to this same company again after registering, the credentials will be generated according to the company name and the same number will follow the name.

Kirjaat yritysen sisään itse ja kirjoitat yrityksen nimen, mutta määrität itse käyttäjätunnuksen: Kirjaamasi käyttäjätunnus pysyy niin kauan, kunnes lähetät yritykselle/organisaatiolle/seuralle sähköpostilla käyttäjätunnuksen, salasanan ja linkin. Sähköposti generoi käyttäjätunnuksen uudelleen.

So you cannot assign a username or password to the organizations participating in your event.