Tuotantotyökalut

GESTissa on erilaisia tuotantotyökaluja (kokoelmat),  joita ovat mm. työvuoropohja, tapahtuma-aikataulu, taulukkotyökalu ja organisaatiohallinta. 

Kokoelmat kokoavat ja yhdistävät tietoa. Niitä voidaan liittää osaksi isompia kokonaisuuksia. Järjestelmä linkittää tietoja eri henkilöryhmien ja kokoelmien välillä, esim. liität työntekijöitä lavoihin ja liität työvuoroihin talkoolaisia.

Kokoelmien avulla koko tiimi pysyy kärryillä tuotannon etenemisestä ja tärkeät tiedot ovat kätevästi kaikkien saatavilla tai helposti jaettavissa. Koottua tietoa on helpompi hallita. 

Uuden kokoelman luominen

Uusi kokoelma luodaan klikkaamalla +-nappia. Suosittelemme lisäämään nimeen vuosiluvun tai tapahtuman, esim. Talkoovuorot Festival X 25.

Pohjia on useita erilaisia, jotka sopivat eri käyttötarkoituksiin:

Custom/Concert: Tyhjä kortti/pohja, jonka voi muokata haluamanlaisekseen. 

Organisaatiot (Group/band): Bändien, seurojen, kumppaneiden ym. organisaatioiden keräämiseen ja hallintaan (ryhmät).

Tapahtumapaikat (Venue): Sopii tapahtumapaikkojen keräämiseen, hallintaan ja koordinointiin.

Yksittäinen tapahtuma (Concert): Yksittäisten pienempien tapahtumien tai keikkojen koordinointiin. 

Tuotantoaikataulu (Production): Sopii tuotannon kokonaiskuvan suunnitteluun ja seurantaan. Esimerkiksi lava- ja rakennusaikataulut on helppo luoda tällä. Taulukosta pystyy myös luomaan linkin, ja lähettämään aikataulun esim. alue- ja lavapäälliköille, toimitsijoille tai rakennusporukalle. 

Vuorot (Schedule): Työvuorojen, harjoitusaikataulujen yms. suunnittelu ja luominen

Ohjelma-aikataulu (Timetable): Sopii lava- ja ohjelma-aikataulujen tai paikkojen koordinointiin. Työkalu tarvitsee WordPress rajapinnan, jolla esim. asiakkaille näkyvä aikataulu saadaan nettisivuille. 

 

Kun olet valinnut kokoelmallesi pohjan ja nimennyt sen, pääset muokkaamaan lomakkeen kenttiä. Lomakkeelle ei kerätä tietoa ulkopuolisilta, vaan kentät ovat etusivun otsikoita, esim. lavan nimi, päivämäärä, työpiste jne.  Niitä muokataan kuten henkilöryhmän lomakkeen kenttiä: raahaa haluamasi kenttä hiirellä lomakkeelle ja poista tarpeettomat kentät punaisesta ruksista.

!Huomioi, että kokoelmista ainoastaan Group/band-kokoelma laitetaan linkillä ulkopuolisen täydennettäväksi!  Kaikki muut kokoelmat täydennetään vain tuottaja toimesta ja niihin yleensä kirjataan vain nimi (esim. lavan nimi), päivämäärä (milloin tapahtuu) ja kenties lisäinfoa. 

Riippuen pohjasta, lomakkeella on valmiina erilaisia kenttä-vaihtoehtoja ja dedicated-kenttiä. Dedicated-kentällä kerätään vain siihen osoitettua tietoa.  

 

Organisaatiohallinta, Tuotantoaikataulu, Työvuorot ja Ohjelma-aikataulu poikkeavat toiminnoiltaan korttimallista ja toisistaan, ja ne käsitellään omilla sivuillaan. 

 

Korttimalli (custom, tapahtumat ja tapahtumapaikat)

Custom-, – Concert- ja Venue-kokoelmapohjien etusivu muistuttaa toiminnoiltaan hyvin paljon henkilöryhmänäkymää.

• Voit lisätä uuden rivin klikkaamalla Lisää uusi. Ja Tuo -toiminnolla saat isomman listan kerralla sisään. 
• Lomakkeen kenttiä ja kokoelman asetuksia pääset muokkaamaan kohdasta Hallinta.
• Näkymän vasemmasta ylärivistä voit lisätä erilaisia tägejä.
• Voit muuttaa statuksen tilaa Let’s go -valikon kautta.

Toiminnot-valikko on toiminnallisuuksiltaan suppeampi kuin henkilöpuolella. 

Kokoelman tietojen muokkaaminen

Kuten henkilötiedoissa, nimeä klikkaamalla pääset näkemään ja muokkaamaan tietoja.

Nimen alla näkyvät tiedot on kerätty tai täydennetty lomakkeella. Henkilöt on kerätty manageripaneelin kautta tai lisätty tuottajan toimesta. Muutoin kortilla olevat tiedot ovat tuottajan lisäämät:

Aikataulu: Kun henkilö/venue/yhtye liitetään aikatauluun (timetable), tieto ilmestyy tähän. GEST laatii esimerkiksi esiintyjiä varten oman henkilökohtaisen aikataulun, jossa on eriteltynä päivämäärät, kellonajat sekä tapahtumapaikat.

Kokoelmat:  Kokoelman tietoihin voidaan liittää toisia kokoelmia.

Henkilöt: Esimerkiksi tapahtumapaikkojen tai esiintyjien tietoihin voidaan liittää henkilöryhmien henkilöitä. Henkilöt voivat olla esimerkiksi bändin jäseniä, työntekijöitä tai vapaaehtoisia. Lisäksi henkilöille voidaan lähettää tekstiviestejä tai sähköposteja suoraan kokoelmanäkymässä. Henkilöiden check-in-status näkyy myös tässä.

Tuotteet: Esimerkiksi yhtyeelle tai tapahtumapaikalle voidaan osoittaa erilaisia tuotteita, joita tarvitaan tapahtumassa. Näitä tuotteita voivat olla muun muassa tapahtumatekniikka, tehosteet, soittimet tai tarjoilut.

Tägit: Myös kokoelmia voidaan lajitella tägien avulla.

Kuten yllä mainittu, Bang/group -toiminto (Manageripaneeli- eli organisaatioiden hallintaominaisuus) on käsitelty omassa luvussaan.