Tuotantotyökalut

GESTissa on erilaisia tuotantotyökaluja (kokoelmat),  joita ovat mm. työvuoropohja, tapahtuma-aikataulu, tuotantoaikataulu ja organisaatiohallinta (manageripaneeli). 

Kokoelmat kokoavat ja yhdistävät tietoa. Niitä voidaan liittää osaksi isompia kokonaisuuksia. Järjestelmä linkittää tietoja eri henkilöryhmien ja kokoelmien välillä, esim. liität työntekijöitä lavoihin ja liität työvuoroihin talkoolaisia.

Kokoelmien avulla koko tiimi pysyy kärryillä tuotannon etenemisestä ja tärkeät tiedot ovat kätevästi kaikkien saatavilla tai helposti jaettavissa. Koottua tietoa on helpompi hallita. 

Uuden kokoelman luominen

Uusi kokoelma luodaan klikkaamalla +-nappia. Suosittelemme lisäämään nimeen vuosiluvun tai tapahtuman, esim. Talkoovuorot Festival X 26.

Pohjia on useita erilaisia, jotka sopivat eri käyttötarkoituksiin:

Custom: Tyhjä pohja, jota voi muokata tarpeen mukaan.

Organisaatiot (Group/band): Bändien, seurojen, kumppaneiden, vendoreiden ym. organisaatioiden keräämiseen ja hallintaan (ryhmät).

Tapahtumapaikat (Venue): Sopii tapahtumapaikkojen tai lavojen keräämiseen, hallintaan ja koordinointiin.

Tuotantoaikataulu (Production): Sopii tuotannon kokonaiskuvan suunnitteluun ja seurantaan. Esimerkiksi lava- ja rakennusaikataulut on helppo luoda tällä. Taulukosta pystyy myös luomaan linkin, ja lähettämään aikataulun esim. alue- ja lavapäälliköille, toimitsijoille tai rakennusporukalle. 

Vuorot (Schedule): Työvuorojen, harjoitusaikataulujen yms. suunnittelu ja luominen.

Ohjelma-aikataulu (Timetable): Sopii lava- ja ohjelma-aikataulujen sekä paikkojen koordinointiin. Työkalu voidaan halutessa liittää WordPressiin, jolloin aikataulu saadaan näkyviin myös verkkosivuille.

Kun olet valinnut kokoelmallesi pohjan ja nimennyt sen, pääset muokkaamaan lomakkeen kenttiä. Huomioi, että kokoelmista ainoastaan Custom- ja Group/band-kokoelmat on mahdollista jakaa linkillä ulkopuolisen täydennettäväksi. Kaikki muut kokoelmat täydennetään vain tuottajan toimesta.

Venue-, Production-, Schedule- ja Timetable- työkaluilla ei kerätä tietoa ulkopuolisilta, vaan lomakkeen kentät ovat etusivun otsikoita, esim. lavan nimi, päivämäärä, työpiste jne. Niitä muokataan kuten henkilöryhmän lomakkeen kenttiä: raahaa haluamasi kenttä hiirellä lomakkeelle ja poista tarpeettomat kentät punaisesta ruksista.

Riippuen pohjasta, lomakkeella on valmiina erilaisia kenttä-vaihtoehtoja ja dedicated-kenttiä. Dedicated-kentällä kerätään vain siihen osoitettua tietoa.

Korttimalli (Custom ja Venue)

Organisaatiohallinta, Tuotantoaikataulu, Työvuorot ja Ohjelma-aikataulu poikkeavat toiminnoiltaan korttimallista ja toisistaan, ja ne käsitellään omilla sivuillaan. 

Custom- ja Venue-kokoelmapohjien etusivu muistuttaa toiminnoiltaan hyvin paljon henkilöryhmänäkymää.

• Voit lisätä uuden rivin klikkaamalla Lisää uusi. Tuo -toiminnolla saat isomman listan kerralla sisään. 
• Lomakkeen kenttiä ja kokoelman asetuksia pääset muokkaamaan kohdasta Hallinta.
• Näkymän vasemmasta ylärivistä voit lisätä erilaisia tägejä.
• Voit muuttaa statuksen tilaa Let’s go -valikon kautta.

Toiminnot-valikko on toiminnallisuuksiltaan suppeampi kuin henkilöpuolella.

Kokoelman tietojen muokkaaminen

Kuten henkilötiedoissa, nimeä klikkaamalla pääset näkemään ja muokkaamaan tietoja.

Nimen alla näkyvät tiedot voidaan kerätä lomakkeella tai lisätä suoraan tuottajan toimesta. Tuottaja voi myös täydentää ja muokata kaikkia tietoja jälkikäteen.

Aikataulu: Kun henkilö/venue/yhtye liitetään aikatauluun (timetable), tieto ilmestyy tähän. GEST laatii esimerkiksi esiintyjiä varten oman henkilökohtaisen aikataulun, jossa on eriteltynä päivämäärät, kellonajat sekä tapahtumapaikat.

Kokoelmat: Kokoelman tietoihin voidaan liittää toisia kokoelmia.

Henkilöt: Kokoelmaan voidaan liittää henkilöitä esimerkiksi henkilöryhmistä tai lisätä heidät suoraan tuottajan toimesta. Henkilöt voivat olla esimerkiksi esiintyjiä, työntekijöitä, vapaaehtoisia tai yhteyshenkilöitä. Henkilöille voidaan lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä suoraan kokoelmanäkymästä, ja heidän check-in-statuksensa näkyy myös täällä.

Tuotteet: Esimerkiksi yhtyeelle tai tapahtumapaikalle voidaan osoittaa erilaisia tuotteita, joita tarvitaan tapahtumassa. Näitä tuotteita voivat olla muun muassa tapahtumatekniikka, tehosteet, soittimet tai tarjoilut.

Tägit: Myös kokoelmia voidaan lajitella tägien avulla.