Production tools

GESTissa on erilaisia tuotantotyökaluja (kokoelmat),  joita ovat mm. työvuoropohja, tapahtuma-aikataulu, tuotantoaikataulu ja organisaatiohallinta (manageripaneeli). 

Collections gather and combine information. They can be linked into larger entities. The system links information between different groups of people and collections, e.g. you can link employees to platforms and volunteers to shifts.

Collections help the entire team stay on top of production progress, and important information is conveniently accessible or easily shared. Collected information is easier to manage. 

Creating a new collection

Uusi kokoelma luodaan klikkaamalla +-nappia. Suosittelemme lisäämään nimeen vuosiluvun tai tapahtuman, esim. Talkoovuorot Festival X 26.

There are several types of bases that are suitable for different uses:

Custom: Tyhjä pohja, jota voi muokata tarpeen mukaan.

Organisaatiot (Group/band): Bändien, seurojen, kumppaneiden, vendoreiden ym. organisaatioiden keräämiseen ja hallintaan (ryhmät).

Event locations (Venue): Sopii tapahtumapaikkojen tai lavojen keräämiseen, hallintaan ja koordinointiin.

Tuotantoaikataulu (Production): Suitable for planning and monitoring the overall picture of production. For example, it is easy to create stage and construction schedules with this. You can also create a link from the table and send the schedule to, for example, regional and stage managers, administrators or construction crews. 

Shifts (Schedule): Työvuorojen, harjoitusaikataulujen yms. suunnittelu ja luominen.

Ohjelma-aikataulu (Timetable): Sopii lava- ja ohjelma-aikataulujen sekä paikkojen koordinointiin. Työkalu voidaan halutessa liittää WordPressiin, jolloin aikataulu saadaan näkyviin myös verkkosivuille.

Once you have chosen a template for your collection and named it, you can edit the form fields. Huomioi, että kokoelmista ainoastaan Custom- ja Group/band-kokoelmat on mahdollista jakaa linkillä ulkopuolisen täydennettäväksi. Kaikki muut kokoelmat täydennetään vain tuottajan toimesta.

Venue-, Production-, Schedule- ja Timetable- työkaluilla ei kerätä tietoa ulkopuolisilta, vaan lomakkeen kentät ovat etusivun otsikoita, esim. lavan nimi, päivämäärä, työpiste jne. Niitä muokataan kuten henkilöryhmän lomakkeen kenttiä: raahaa haluamasi kenttä hiirellä lomakkeelle ja poista tarpeettomat kentät punaisesta ruksista.

Riippuen pohjasta, lomakkeella on valmiina erilaisia kenttä-vaihtoehtoja ja dedicated-kenttiä. Dedicated-kentällä kerätään vain siihen osoitettua tietoa.

Korttimalli (Custom ja Venue)

Organizational Management, Production Schedule, Work Shifts, and Program Schedule differ in their functions from the card template and from each other, and are handled on their own pages. 

Custom- ja Venue-kokoelmapohjien etusivu muistuttaa toiminnoiltaan hyvin paljon henkilöryhmänäkymää.

• Voit lisätä uuden rivin klikkaamalla Lisää uusi. Tuo -toiminnolla saat isomman listan kerralla sisään. 
• Lomakkeen kenttiä ja kokoelman asetuksia pääset muokkaamaan kohdasta Possession.
• Näkymän vasemmasta ylärivistä voit lisätä erilaisia tägejä.
• Voit muuttaa statuksen tilaa Let’s go -valikon kautta.

The Functions menu has fewer functionalities than the Personal menu.

Editing collection data

As with personal information, clicking on a name allows you to view and edit information.

Nimen alla näkyvät tiedot voidaan kerätä lomakkeella tai lisätä suoraan tuottajan toimesta. Tuottaja voi myös täydentää ja muokata kaikkia tietoja jälkikäteen.

Aikataulu: Kun henkilö/venue/yhtye liitetään aikatauluun (timetable), tieto ilmestyy tähän. GEST laatii esimerkiksi esiintyjiä varten oman henkilökohtaisen aikataulun, jossa on eriteltynä päivämäärät, kellonajat sekä tapahtumapaikat.

Collections: Kokoelman tietoihin voidaan liittää toisia kokoelmia.

Cast: Kokoelmaan voidaan liittää henkilöitä esimerkiksi henkilöryhmistä tai lisätä heidät suoraan tuottajan toimesta. Henkilöt voivat olla esimerkiksi esiintyjiä, työntekijöitä, vapaaehtoisia tai yhteyshenkilöitä. Henkilöille voidaan lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä suoraan kokoelmanäkymästä, ja heidän check-in-statuksensa näkyy myös täällä.

Products: Esimerkiksi yhtyeelle tai tapahtumapaikalle voidaan osoittaa erilaisia tuotteita, joita tarvitaan tapahtumassa. Näitä tuotteita voivat olla muun muassa tapahtumatekniikka, tehosteet, soittimet tai tarjoilut.

Tags: Myös kokoelmia voidaan lajitella tägien avulla.