Henkilötietojen tuominen sisään ja vieminen ulos alustalta

Personal data can be loaded into GEST from outside the system. For example, if you have compiled the contact information of invited guests in a separate file, you can easily import all people into the system at once instead of having people add themselves using a form or entering each person's information individually.

Data in GEST can also be exported. 

Importing data into GEST

You can import files via the Import tab on the right side of the person group view.

To import data into GEST, you must first download a spreadsheet template that shows the form fields. Complete the spreadsheet and upload it back to GEST, where the system will import the person's data into the person group for management.

Downloading a CSV table to your computer

1. Valitse erotinmerkki (hyvä sääntö: pilkku = PC/puolipiste = Mac). 
2. Download the base
3. Avaa tiedosto haluamassasi taulukko-ohjelmassa. 
4. Täydennä taulukkoon tarvittavat tiedot.
5. Save täydennetty taulukko koneellesi CSV-muodossa. CSV-muoto on ehdoton, sillä siinä muodossa taulukko pystyy tuomaan tietoa sisään. Esim. jos tallennat taulukon Excel-muodossa, tiedon tuonti järjestelmään ei onnistu.

Note

• Eri taulukko-ohjelmat käyttävät erilaisia erotinmerkkejä.
  • Mikäli taulukko näyttää täytön jälkeen väärältä, kokeile vaihtaa erotinmerkkiä. Erotinmerkki vaikuttaa siihen,  miten tiedot sijoittuvat taulukon sarakkeisiin (esim. pötkössä vai omissa sarakkeissaan).
• Eri taulukko-ohjelmat käyttäytyvät eri tavalla merkistöjen suhteen.
  • Kokeile eri merkistöjä, mikäli kirjoitusasussa on jotain vikaa. Valitsemasi merkistö vaikuttaa siihen, miltä ääkköset näyttävät ja onko teksti luettavaa.

Once you have completed the necessary information in the table and downloaded it to your computer, you can bring it back into the system.

Uploading a completed CSV table to GEST

1. Valitse luomasi tiedosto (Choose file)
2. Valitse taulukon erotinmerkki (pilkku = PC/puolipiste = Mac). Käytä samaa millä taulukon latasit.
3. Valitse merkistö (suosittelemme: Unicode UTF-8)
4. Press Esikatsele.

Jos kaikki on kunnossa

1. Määritä henkilötietojen status, eli valitse joko Hyväksytty tai Odottaa -tila alasvetovalikosta. Tällä statuksella henkilö siirtyy henkilöryhmään.
2. Tuo lista GESTiin painamalla Tuo-näppäintä.

Tip

• Sinun ei tarvitse täyttää kaikkia kohtia taulukossa. Tuo ne tiedot, jotka sinulla on ja päivitä loput tarvittaessa myöhemmin. Poista taulukosta muut sarakkeet.
• Jos lomakkeella on monivalinta- tai alasvetovalikko-kenttiä tai päivämäärä-kenttiä, varmista että täytät kentät täysin samoin, kuin vastausvaihtoehdoissa on. Muuten tieto ei siirry GESTin.

Exporting data from GEST

You can export person information from GEST using Export data function. You can access the function by clicking on the person form Management through.

1. Again, choose the appropriate separator for your computer.
2. After that, choose the limitations of the information from the list below - i.e. what, how and whose information you want to show.

Vie tietoja -toiminnon vaihtoehdot

• Nimeä tiedostot uudelleen: Nimeää tiedoston sen ladanneen henkilön etunimen ja sukunimen mukaan.
• Excel-yhteensopivuus: Käytä mikäli sinulla on Excel. 
• Vain sisäänkirjautuneet: Tuo tiedot vain sisäänkirjautuneista (check-in).
• Lisää tuotteet: Lisää henkilöryhmän jäsenille osoitetut tuotteet taulukkoon. Toiminto luo taulukkoon oman sarakkeen jokaiselle järjestelmässä olevalle tuotteelle ja näyttää, mitä tuotteita henkilöille on annettu. Jos tuotteita on paljon, myös taulukkoon tulee runsaasti sarakkeita.
• Vain hyväksytyt: Listaukseen ei tule muita, kuin hyväksyttyjä henkilöitä.
• Procountor: Luo Procountoriin sopivan CSV:n Tällä toiminnolla voit viedä laskutustiedot Procountoriin. Toiminnon käyttö edellyttää, että organisaatiollasi on käytössä oma Procountor-tili ja lomake on optimoitu laskutustietojen keräämiseen.
• Rajaa tagillä: Tästä voit valita yhden rajaavan ominaisuuden. Listan tägit ovat niitä, jotka olet itse tähän henkilöryhmään luonut. 

Once you have selected the separator and delimiters, press Download.

If people have been asked to add files, such as tax cards, you will get their links to the list. Only those who have the right to the relevant personal form can export personnel lists. Personal information is sensitive, so every user must be careful when handling it.