Personnel management

The information collected on the form can be managed in the person group view. 

Kun henkilöt ovat ilmoittautuneet lomakkeella, tai heidät on lisätty tuottajan toimesta,  järjestelmä luo henkilöistä riveittäin listan, joka ilmestyy näkyviin henkilöryhmänäkymään. Henkilöryhmän etusivulta voit myös manuaalisesti lisätä henkilöitä, Lisää uusi  ja Tuo -kohdista.

All The button lets you see at a glance how many people are in the group. If you sort the group by tags, products, language or status, the number will change depending on your selection.

From the right side From the three dots menu, next to the search field, you can choose which form fields are displayed on the home page at any given time. For example, if you want to view the responses of a group of people to specific form questions, you can check them in the menu.

The options are only visible in your account.

Managing and editing personal information

Klikkaamalla henkilön nimeä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tietoja tarkemmin. Näet kaikki henkilön lomakkeelle täydentämät tiedot. Voit tarvittaessa tehdä muutoksia tietoihin, osoittaa tuotteita, lisätä tägejä tai kirjoittaa henkilöön liittyviä muistiinpanoja.

Notes and products are displayed both on the person's card and in the person's check-in view. When the person is checked in through check-in, the information is easy to find.

Functions menu

On the left side of the person group view is the Actions drop-down menu. This menu allows you to edit people's statuses, send emails, text messages, and files, add or remove tags, and assign products, among other things. The Actions menu is great for mass actions, especially when you want to easily manage dozens, hundreds, or even thousands of people at once.

When you want to perform an action, first select all the people whose information you want to process or for whom you want to perform a specific action with a check mark in the left column. If you want to perform the same action for an entire group of people, select the top check mark (Status).

Valitse sitten pudotusvalikosta haluamasi toiminto ja paina Let’s go -painiketta.

Status

From the left column of the person group view Status näet henkilöiden statuksen. Oranssi väri kuvastaa henkilöä, jonka tietojen käsittely odottaa hyväksyntää. Vihreä symboloi hyväksyttyjä, punainen hylättyjä ja harmaa peruuttaneita henkilöitä. Oikeasta yläkulmasta voit suodattaa henkilöitä statuksen mukaan. Lisäksi voit suodattaa näkyvistä tuplarivit.

You can make changes to people's statuses using the Actions menu.

In addition to the status, the Status column can contain different symbols that reflect different functions:

A bill: Henkilö on ostanut tuotteita. Vihreä kuvastaa suoritettua maksua. Oranssi seteli kertoo, että henkilö on valinnut laskun. Jos seteli on musta, maksu on hylätty ja maksutapahtuma tulee tarkastaa Paytrailin paneelista. Sininen seteli tarkoittaa, että kyseessä on ollut ilmaistuote, eli maksua ei ole peritty TAI tuote on maksettu hänen puolestaan (yhteyshenkilön, eli maksajan, nimi on merkitty henkilön tietoihin).

Speech bubble: Notes have been added to the person's information.

Smiley face: The person has accepted their shifts.

Star: The person has made a group registration/is the contact person for the group or organization.

Link: The person has been added to one or more collections.

Tags

People can be divided into different categories using tags. Tags (e.g. identifier, label, keyword) can be created for, for example, event volunteer tasks, diets, dates, work stations, guest accommodations, or partner registration.

Tägi voi olla mikä tahansa, mikä helpottaa sinua määrittelemään hallittavia henkilöitä, ja niistä lohkottuja, pienempiä ryhmiä. Voit luoda juuri sellaisia tägejä kuin kuhunkin henkilöryhmään tarvitset. Ota huomioon, että luomasi tunnisteet näkyvät kaikille niille, jotka pääsevät kyseiselle lomakkeelle.  Jokaiselle lomakkeelle tulee luoda omat tägit, eivätkä ne kopioidu.

You can create a new tag by clicking + merkkiä. Kirjoita tägille nimi ja paina Tallenna. Tägi ilmestyy henkilöryhmänäkymän yläreunaan. Henkilö voidaan liittää tägiin joko Toiminnot-valikon kautta tai klikkaamalla henkilön tiedot auki ja lisäämällä tägi-toiminnon kautta.

Utilizing the tag

When you want to view the people attached to a certain tag, select the tag from the top by clicking on it. 

• The view filters all the people who are connected under that tag. 
• A person can have multiple tags at the same time. 

People can also be filtered by tags Or/And/Not -näppäimellä: Tämä painike antaa Ja/Tai/Ei-vaihtoehdot. Sopii käytettäväksi silloin, kun haluat tarkastella kahta tai useampaan tägiä ja niihin liitettyjä henkilöitä.

First, click on all the tags you want to view. Then click the Or/And/Not button as many times as you want to get the action you want:

• When the button says AND, painike suodattaa näkyviin henkilöt, jotka ovat liitetty kaikkiin valittuihin tägeihin.
• When the button says OR, painike suodattaa näkyviin henkilöt, jotka kuuluvat johonkin näistä valitsemistasi tägeistä.
• When the button has NOT, the button filters out all people who do not have one or all of the tags you selected. 

NOT on hyvä esimerkiksi, kun haluat selvittää kenelle ei ole määritetty tägiä. 

Communication for a group of people

You can send emails and text messages to an entire group of people via the Actions menu. GEST makes it easy to communicate with different groups of people throughout the process, from pre-production to the event and beyond. You can also send customer and member letters. 

Sending an email

 Recipients can also be filtered by tags, products, and statuses. For example, if certain products have been purchased or spaces reserved using forms, you can communicate even closer to the event with instructions regarding products and reservations. 

The Actions menu has several options for sending an email: you can either send just the email, or at the same time make changes to the recipients' status, e.g. 

• Accept + email
• Hylkää + sähköposti –> samalla kun ilmoitat, että henkilö ei tullut valituksi, voit muuttaa hänen statuksensa. 
• Cancel + email

Sending an email is discussed in more detail in section External communication.

Sending a text message

Select the recipients of the text message with the ticks and then select Send text message from the Actions menu.

All phone numbers are displayed in the Recipients field. At this stage, you can still add phone numbers. Separate the numbers with a comma.

The length of a single text message is 160 characters. If the number of characters in the message exceeds this, the sender pays for two, or if the number of characters exceeds 320, for three messages per recipient. Files or links cannot be attached to a text message.

Please note that sending text messages requires activating a text message package. Messages are billed based on usage. 

Adding products for people

Various products can be assigned to individuals in a group of people, such as passes, meal or admission tickets, and gift bags or work shirts.  Creating products is discussed separately in Products.

Tuotteet voidaan osoittaa henkilölle joko Toiminnot-valikon kautta tai lisäämällä ne henkilön tietoihin kohdasta Tuotteet ja Lisää.

Valitse pudotusvalikosta haluamasi tuote ja tuotteiden lukumäärä. Muista painaa Lisää jokaisen tuotteen lisäämisen välissä. Voit lisätä samalla useamman tuotteen. Paina lopuksi Tallenna. 

All added products appear both in the person's status and when checking them in, so they can be handed over to the right people.