Follow-up

Post-completion, following up, can collect information in two different ways.

1. Through it you can pyytää jo ilmoittautuneita täydentämään omia tietojaan. Tämä toiminto sopii käytettäväksi vaikkapa silloin, kun halutaan varmistaa, pääsevätkö tapahtumaan ilmoittautuneet henkilöt osallistumaan itse tilaisuuteen tai kun halutaan tiedustella mahdollisista ruoka-aineallergioista. Jälkitäydennystä voidaan käyttää myös palautteiden keräämiseen.
2. Through it you can provide externally selectable work shifts. You can find more information and instructions about this feature here. through here.

Jälkitäydennyksessä ilmoittautuneille lähetetään sähköposti, joka sisältää %recipient.filllink% -placeholderin. Tämä luo viestiin henkilökohtaisen linkin, josta ilmoittautuja pääsee täydentämään tietojaan tai valitsemaan vuoroja. Viestipohjien luominen on käsitelty ohjeissa kohdassa External communication.

Esimerkki jälkitäydennyksen käytöstä

Problem: Something essential has been forgotten to ask on the original form.

Ratkaisu 1:  Odota, että kaikki henkilöt ovat ilmoittautuneet ja täyttäneet lomakkeen, jonka jälkeen lisää alkuperäiseen lomakkeeseen unohtunut kysymys ja lähetä jälkitäydennys kaikille.

Ratkaisu 2: Voit lisätä kentän lomakkeeseen heti uusien täydennettäväksi ja lähettää jo ilmoittautuneille uudet kentät jälkitäydennettäväksi. 

On tärkeää huomioida, että täydennyksessä voidaan hyödyntää ainoastaan alkuperäisen lomakkeen kenttiä. Jos siis haluat täydentää henkilöiden ilmoittautumista uusilla tiedoilla, voit lisätä uusia kenttiä lomakkeeseen. Voit itse määrittää asetuksista, mitä kohtia henkilö saa täydentää. 

Uuden tiedon kerääminen jälkitäydennyksellä

1. Add the new fields you want to the form. Muista painaa lopuksi Tallenna. Kun kentät on lisätty lomakkeelle, ne tulevat heti näkyviksi ja täytettäviksi kaikille. Jos haluat luoda jälkitäydennettävät kentät valmiiksi, mutta et halua henkilöiden vielä täyttävän niitä, piilota ne Hide-toiminnolla. 
2. If you have created admin only or hide fields when creating the person group form, you can visit returning them back for all to see and fill. So, unhide. 

So either wait before adding fields and create them when you are sending the form for completion. Or create them in advance and hide the fields so you don't have to create them later. In either case, you should always send a completion link when you want to collect new or additional information. 

Enabling replenishment

When you want to enable post-completion, go to form management --> Publishing settings-välilehdelle. Rastita Follow-upbox and press Save.

After this, the Replenishment tab will appear at the top. Select the function and you will be taken to the tab.

Jälkitäydennys -välilehdeltä pääset valitsemaan ne lomakkeen kentät, joita haluat täydennettävän/muokattavan.

1. Näytetään -valikko, antaa sinun valita kentät, jotka henkilö voi nähdä jälkitäydennys-linkin avulla.
2. Muokattava -valikko antaa sinun valita kentät, joita henkilö pääsee muokkaamaan. 
3. kohdan toiminnot voit valita, jos olet antamassa työvuoroja henkilöille ulkoisesti valittavaksi. Mikäli olet kiinnostunut tästä ominaisuudesta, voit lukea siitä lisää through here. 

However, if your purpose is only to update, edit, and supplement information, do not select the options in section three. 

Huom. Näkyvissä ovat luomasi ja näkyvillä olevat kentät. Muista siis luoda tai poistaa kentän piilotus ennen tätä vaihetta.

Sending the follow-up link

Jälkitäydennystä varten tulee luoda viestipohja, johon lisätään jälkitäydennykseen tarkoitettu placeholder %recipient.filllink%. Tämä placeholder muokkautuu jokaiselle vastaanottajalle omaksi henkilökohtaiseksi linkiksi,  jolla hän pääsee omiin tietoihinsa.

Creating message templates is covered in the instructions under External communication.

Henkilö voi palata linkkiin ja se pysyy aktiivisena. Kun et halua, että henkilöt pystyvät enää muokkaamaan tietoja, käy Jälkitäydennys-sivulla poistamassa ruksi kohdasta Muokattava.

The follow-up message is sent by email from the person group's homepage. First, select the person or people you want to send the completion link to from the person form's homepage. You can select all at once by clicking the Status button. You can also select people by tag or specific product.

After selecting the people, choose send an email from the Let's Go menu and then, press Let’s go.

Tämän jälkeen pääset viimeistelemään viestin:

• Enter the sender's address if it is different from what is automatically entered (your email address).
• Select the message template you want from the drop-down menu.
• Double check that everything is in order and that the placeholder, %recipient.fillink% is attached to the text. 
• send

By clicking on the link in the message, the person can access their own form and enter the desired information. The completed information will appear in the personal information.

Jälkitäydennys on hyvä esim. kun halutaan varmistaa, että henkilö on tulossa tiettyyn tapahtumaan. Jälkitäydennys toimii samalla hyvänä muistutuksena.

What to consider when following up

• Jälkitäydennys lähtee sille, kenen sähköposti on lomakkeelle ilmoitettu. 
• If the e-mail has not been collected on the form, the follow-up link will not go out.
• Lomakkeen julkaisuasetukset (etusivu) ovat samat ilmoittautuessa ja jälkitäydennyksessä. Eli mikäli pyydät koko henkilöryhmää myöhemmin jälkitäydentämään tietojaan, kannattaa etusivun ohjeistusteksti kirjoittaa uusiksi. 
• If you have a confirmation email of filling in the form in use, we recommend that you also edit it. The %formcontent% placeholder that is sent with the confirmation email, which shows the registrant's information in the confirmation email, does not show the registration information in the email sent after the follow-up. You might want to therefore remove it, if you want to have a confirmation message in use. The follow-up link is still active, and the person can check their information through it.

Adding additional persons after a form has been sent

• Even if the person has registered additional people, e.g. avec or employees, through the same registration form (personnel form), the person filling in the form cannot edit other people's information, only their own.
• If these additional people have their own email addresses, links for completing the form will be sent to them by email. If there is no address, the link will not be sent and the information cannot be completed.
• If the e-mail address of the notifier has been entered for the additional persons, then he can supplement the information afterwards. 
• The confirmation message of the registration will also be sent to the address registered for the person.