Taulukkotyökalu

Tuotantyökaluun voidaan koota kaikki tapahtumaan liittyvä tieto taulukkomuotoon. Tuotantoaikatauluun voidaan liittää niin ohjelma-aikatauluja, henkilöitä, tapahtumapaikkoja kuin esiintyjiäkin. Se on kätevä esimerkiksi tapahtuman aluerakennuksen tai lava-aikataulujen koordinointiin.

Idea on siis rakentää taulukkomuotoon esimerkiksi raksa-, lava- tai aluesomistus-aikataulut, ajolistat yms. ja jakaa niitä olennaisille henkilöille catetiringistä bändin kiertuemanulle ja backline rentalista lavamanagerille.

Kun haluat luoda uuden tuotantoaikataulun, nimeä oihja ha valitse pudotusvalikosta Tuotantoaikataulu-kokoelmapohjan (Production). 

Sitten muokkaa lomakkeen kentät. Kentät täytetään jokaisen alueen/lavan/ohjelman tiedoilla ja ne toimivat otsikoina. Tiedot täytetään sisäisesti. 

Uuden tuotantoaikataulupohjan luominen

Uusi tuotantoaikataulupohja luodaan kokoelmanäkymässä klikkaamalla oikelta Lisää uusi.

• Kirjoita pohjan (alueen, lavan, ohjelman) nimi. 
• Aseta tuotannon päivämäärä. Voit halutessasi määrittää myös ajankohdan, jolloin tapahtuman ovet aukeavat yleisölle (doors).
• Lopuksi voit täydentää lisätietoihin tuotannon kannalta oleellisia tietoja, kuten esimerkiksi yhteystietoja.

––

Tuotantoaikataulun tietojen täydentäminen ja muokkaaminen

Sivu aukeaa tyhjänä. Tuotantoaikataulupohjassa on otsikot jokaiselle yksittäiselle sarakkeelle. Otsikoita voi muokata ja ne voi muuttaa omien tarpeidensa mukaiseksi.

Pääset lisäämään aikataulupohjaan uuden rivin klikkaamalla vasemman reunan +-merkkiä.

Kun haluat täydentää taulukon tietoja, paina haluamasi saraketta.

Ensimmäinen sarake eroaa muista: ensimmäiseen sarakkeeseen voidaan liittää tietoja esiintyjästä tai tapahtumapaikasta. Valitse kokoelma, josta haluat tuoda tietoja tuotantoaikatauluun. Toimint

Sen jälkeen pääset täydentämään sarakkeiden tietoja yksi kerrallaan. Tietoihin voidaan lisätä tekstin lisäksi linkkejä ja GESTiin tallennettuja tiedostoja, kuten vaikkapa catering tai teknisiä raidereita. Voit nimetä tapahtuman ja asettaa sille ajankohdan. Voit muuttaa tekstin ja taustan tunnisteväriä mieleiseksesi.

Kun kaikki rivit ja sarakkeet on täydennetty, tuotantoaikataulu luo tiedoista taulukon, josta on helppo yhdellä vilkaisulla nähdä kokonaisuus. Taulukko voi näyttää esimerkiksi tältä. 

Taulukon jakaminen

• Voit  tulostaa tuotantoaikataulun Print-painikkeesta.
• Voit jakaa tuotantoaikataulun tietoa luomalla linkin ja lähettämällä sen sähköpostilla haluamillesi henkilöille. 

Taulukon jakaminen linkillä 

Paina Jaa-nappulaa.

Tämän jälkeen taulukon jokaisen rivin ja sarakkeen kohdalle tulee sininen täppä. Painamalla haluamiasi rivejä ja sarakkeita, saat valinnat pois.

Ne valinnat, jotka jätät ovat tietoja, joita välität eteenpäin. Esimerkiksi cateringille olennaista on aikataulu, catering raideri, bäkkärin numero yms. 

Jos haluat, voit kirjata taulukon nimen Share name -kohtaan 

Kun olet valinnut haluamasi tiedot, ja nimennyt taulukon, paina Make share link.

Toiminta luo linkin, jonka voit lähettää olennaisille henkilöille sähköpostilla.