Henkilöryhmät ja lomakkeen luominen

Henkilöryhmät

GEST-järjestelmä pohjautuu hallittaviin henkilöryhmiin, joilta kerätään tietoja räätälöityjen ilmoittautumislomakkeiden avulla. Tämä henkilötietolomake muodostaa jokaisen ryhmän perustan.

Lomake luo rakenteen eri henkilöryhmistä kerättävälle tiedolle ja henkilöhallinnalle. Lomakkeen voi julkistaa täytettäväksi järjestelmän ulkopuolella tai tuottaja voi täyttää lomakkeen henkilön tiedoilla etusivulta, omasta näkymästään. Mikäli tuottaja haluaa tuoda isomman määrän henkilöitä sisään, se onnistuu Tuo-toiminnolla, joka löytyy  henkilöryhmän etusivulta.

Lomakkeet ovat monipuolisesti muokattavissa eri tarpeisiin ja niitä voi hyödyntää muun muassa työntekijöiden tai vapaaehtoisten rekrytointiin, kutsuvieraiden ilmoittautumiseen, median akkreditointiin tai jopa tarjouspyyntöjen keräämiseen.

Keräämäsi tiedon avulla henkilöiden jäsentely, ryhmittely ja yleinen hallinnointi on helpompaa. 

Henkilöryhmän luominen

Uuden henkilöryhmän luominen aloitetaan klikkaamalla henkilöryhmärivin lopussa olevaa +-merkkiä.

Nimeä lomake sen henkilöryhmän mukaan, jonka tietoja haluat lomakkeella kerätä, kuten esimerkiksi Vapaaehtoiset tai Kutsuvieraat.  Suosittelemme kirjaamaan nimen perään vuosiluvun, jolloin lomakkeen löytäminen ja erottaminen sekä etusivulta että arkistosta on helpompaa. Voit myös valita ryhmälle oman tunnistevärin. Julkaisun jälkeen luomasi henkilöryhmä ilmestyy etusivun yläpalkkiin, jolloin tunnisteväri auttaa sinua jatkossa löytämään ryhmän nopeasti. 

Valitse pohjaksi Custom ja paina Seuraava. 

 

Lomakkeen muokkaaminen ja räätälöiminen

Kun olet nimennyt henkilöryhmän ja valinnut sille tunnistevärin, pääset seuraavaksi muokkaamaan itse lomaketta.

Lomakkeella on valmiina 5 Dedicated-kenttää. Dedicated-kentät on tarkoitettu vain niihin kirjattujen tietojen keräämistä varten. 

• First name – Etunimi: kerää vain etunimi
• Last name – Sukunimi: kerää vain sukunimi
• Organisation – Organisaatio: kerää vain organisaatio
• E-mail – Sähköposti: kerää vain sähköposti
• Phone – Puhelinnumero: kerää vain puhelinnumero

Kun tieto on kirjattu näihin kenttiin, löydät henkilön Check-innin kautta, voit lähettää sähköpostia ja tekstiviestejä jne. Mikäli tietojen keräämiseksi luodaan uusi kenttä (on se mikä tahansa), tietoa ei voi hyödyntää oikein eivätkä automaatiotoiminnot onnistu. Emme suosittele käyttämään yhtä kenttää koko nimen keräämiseksi, vaan että etu- ja sukunimi kirjataan niiden omille kentille. Älä myöskään käytä näitä kenttiä muiden tietojen keräämiseen.

Lomakkeen kenttien luominen

Vasemmanpuoleisen kenttävalikon yläreunassa on kaksi vaihtoehtoa: Lisää kenttä ja Muokkaa kenttää.

Kun haluat lisätä lomakkeeseen uuden kentän, paina Lisää kenttä-toimintoa. Lomakkeen kenttien lisääminen tapahtuu tarttumalla haluttuun uuteen kenttään hiirellä ja raahaamalla sen lomakkeeseen. Lisätyt kentät ilmestyvät aina lomakkeen loppuun, josta voit siirtää ne haluamaasi kohtaan.

Kun kenttä on siirretty lomakkeelle, se muuttuu aktiiviseksi (vihreäksi) ja menee automaattisesti Muokkaa kenttää-tilaan. Kun haluat muokata kenttien tietoja, klikkaa muokattava kenttä aktiiviseksi. 

Voit poistaa tarpeettomat kentät punaisesta ruksista.

Lomakkeen kentät

Vasemmasta sivupalkista löytyy erilaisia kenttiä, jotka soveltuvat lukuisiin käyttötarkoituksiin:

1. Tekstikenttä: Tekstikenttä, joka soveltuu avoimiin kysymyksiin. Vastuksen maksimimerkkimäärä on 255 merkkiä.
2. Tekstialue: Tekstikenttä, jota kannattaa hyödyntää erityisesti pidempiä vastauksia vaativiin avoimiin kysymyksiin. Maksimimerkkimäärä on 65534 merkkiä.
3. Sähköpostiosoite: Tähän kenttään kerätään sähköpostiosoitteet. Tätä kenttää tulee käyttää sähköpostiosoitteiden keräämiseen, jotta järjestelmän kautta lähetetyt sähköpostit lähtevät henkilöille.
4. Puhelinnumero: Tähän kenttään kerätään puhelinnumerot. Pudotusvalikosta voi valita maatunnuksen. Tätä kenttää tulee käyttää puhelinnumeroiden keräämiseen, että järjestelmän kautta lähetetyt tekstiviestit lähtevät.
5. Valintaruutu: Valintaruutua voi käyttää esimerkiksi lomakkeen lopussa, kun halutaan varmistaa, että henkilö on tarkastanut omat tietonsa. Voit antaa ruudulle arvon, jota kentän ruksiminen merkitsee (kyllä tai ei), kyllä on default). Valintaruutua voi myös käyttää esim. ruokavalioiden ja allergioiden keräämiseen. Ohjelma laskee jokaisen valinnan, jolloin voit nähdä kuinka moni on valinnut esim. vegaaniruokavalion.
6. Pudotusvalikko: Pudotusvalikkoon voi syöttää useamman vastausvaihtoehdon, joista vastaaja valitsee yhden vaihtoehdon.
7. Monivalintaruutu: Monivalintaruutu mahdollistaa useamman vastausvaihtoehdon valitsemisen kerralla.
8. Tiedosto: Tähän kenttään lomakkeen henkilö voi ladata tiedoston. Tuetut tiedostomuodot ovat .pdf, .jpg, .tiff ja .png. Tiedostojen maksimikoko on 50 Mb.
9. Päivämäärä: Tästä kentästä avautuu kalenterinäkymä, josta voi valita päivämäärän.
10.  Aika: Tästä kentästä avautuu pudotusvalikko, josta voi valita kellonajan viiden minuutin tarkkuudella.
11.  Numero:  Numero-kenttään voit pyytää lisäämää numeraalisia tietoja henkilömääriä, kävijämääriä, hintoja jne. 
12.  Väliotsikko: Väliotsikoilla lomakkeen rakennetta voi jäsennellä helpommin luettavaan muotoon. Väliotsikoita kannattaa hyödyntää etenkin silloin, kun lomakkeessa on useampi osio. Voit kirjoittaa otsikon sekä lyhyen kuvauksen.

Voit muokata kentän otsikoita, ohjeistuksia ja asetuksia klikkaamalla kenttää, jolloin se muuttuu aktiiviseksi. Huomaat sen siitä, että kentän väri muuttuu vihreäksi.

Label-kohtaan kirjoitetaan kentän otsikko. HUOM! Otsikon tulee olla vähintään 3 merkkiä pitkä. Muutoin ohjelma ei tallenna sitä, eikä päästä sinua eteenpäin. 

Options-kohtaan voidaan kirjoittaa vastausvaihtoehdot (mikäli kenttä on moni- tai pudotusvalikko).

Muistiinpanot (Note): Tähän voit kirjoittaa muistiinpanoja, jotka tulevat näkyviin lomakkeelle. Voit esimerkiksi kirjata ohjeita täyttäjälle. 

Voit määrittää, onko kentän täyttäminenc pakollista (required), vai näkyykö se ainoastaan niille admin-tunnuksellisille, joilla on lomakkeeseen oikeus (admin only). Kenttiä voi myös piilottaa kaikilta käyttäjiltä (hide). Hide-toiminto sopii esimerkiksi luottamuksellisten tietojen piilottamiseen jälkikäteen kaikilta.

Hide from check-in valinta piilottaa tietoja Gate-tunnuksen omaavilta. Eli voit piilottaa lomakekenttiä, joiden tietoihin et halua halua antaa tuotannon ulkopuolisilille henkilöille oikeutta. Gate-tunnukselliset ovat yleensä akkressa tai checkinnissä toimivia talkoolasia ja piilotettavat tiedot voivat olla esim. artistien puhelinnumeroita. 

Kun olet luonut lomakkeesta mieleisesi, klikkaa lopuksi Luo. Muista, että voit muokata lomaketta koko ajan, myös julkaisun jälkeen. Lomake löytyy henkilöryhmän hallinnasta, Lomakkeen kentät -välilehdeltä.

Muistathan, että mikäli poistat lomakkeen julkaisun jälkeen kenttiä, niistä saadut tiedot katoavat järjestelmästä! Jos siis haluat poistaa kentän, piilota se mieluummin (Hide), jolloin tieto ei katoa. 

Kun olet saanut lomakkeen luotua, Tallenna. Muista tallentaa myös aina kun olet tehnyt valmiiseen lomakkeeseen muutoksia.