Check-in

GESTin check-in-toiminnot yksinkertaistavat ja nopeuttavat sisäänkirjautumisprosessia tapahtuman aikana. Check-in-näkymään on koottu kaikki tarvittavat tiedot kustakin ilmoittautuneesta henkilöstä, jolloin erillisiä ilmoittautumislistoja ei tarvita. GEST mahdollistaa myös vaiheittaisen sisäänkirjautumisen, jos kyseessä on esimerkiksi useamman päivän kestävä tapahtuma.

Check-in on erotettu omaksi kokonaisuudekseen, jolloin sitä voidaan käyttää ilman pääsyä henkilölomakkeiden tai kokoelmien tietoihin. Väliaikaiset check-in-käyttäjätunnukset voidaan siis turvallisesti luoda esimerkiksi vapaaehtoisille tai muille tuotantotiimin ulkopuolisille kausityöntekijöille.

Voit halutessasi kirjoitetun ohjeistuksen lisäksi, katsoa videon toiminnosta. 

Check-in-ikkuna

Pääset sisäänkirjautumiseen klikkaamalla etusivun vasemmasta yläkulmasta löytyvää vihreää check-in-painiketta, josta avautuu check-in-näkymä.

Henkilön sisäänkirjaaminen

1. Syötä hakukenttään henkilön nimi. Voit etsiä henkilöitä myös organisaation tai henkilöryhmän nimellä, puhelinnumerolla tai sähköpostilla. Alempana on ohjeistus ryhmän sisäänkirjaukseen. 
2. Valitse hakutuloksista sisäänkirjattava henkilö.
   • Sama henkilö voi olla useammassa eri henkilöryhmässä (erimerkiksi sekä artisti että kutsuvieras), joten kannattaa varmistaa, että kyseessä on varmasti oikea henkilö. Jos henkilö on useammassa henkilöryhmässä, voit katsoa profiilit läpi, antaa tarvittavat tuotteet ja kirjata hänet sisään molemmissa rooleissa. Molemmat kirjaukset tulee tehdä erikseen. 
3. Klikkaamalla vihreää check-in-painiketta pääset henkilön tietoihin ja kirjaamaan hänet sisään.

Henkilön check-in näkymä

Check-in-välilehdeltä löydät kootusti kaikki henkilön vuorot ja tapahtumat, maksutoiminnot henkilöön liitetyt kokoelmat sekä osoitetut tuotteet. Tässä voit myös kirjoittaa henkilöön liittyviä muistiinpanoja, jotka näkyvät muille käyttäjille

Check-in-ikkuna on jaettu kolmeen välilehteen: Check-in, Tiedot ja Dokumentit. Alla olevassa esimerkkitilissä dokumentit eivät ole käytössä, ja siksi ne eivät myöskään ole check-in näkymässä.

Mikäli dokumentit-toiminto on päällä ja henkilöryhmään on luotu dokumentteja, check-in-ikkunassa näkyy myös Dokumentit-välilehti. Dokumentit-välilehdeltä näet, mitä dokumentteja henkilölle on osoitettu. Ne voi myös tarvittaessa ladata koneelle ja tulostaa.

Tiedot-välilehdeltä löydät kaikki henkilön antamat tiedot, jotka hän on täydentänyt lomakkeeseen. Täältä voit nopeasti tarkistaa esimerkiksi henkilön puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen. Sisäänkirjautumistoimintoja voidaan rajata luomalla erilliset check-in-käyttäjätunnukset, jolloin luottamukselliset tiedot eivät näy kaikille. Tiedot-sivun saa piilotettua, kun käytössä on pelkät Gate-tunnukset.

Tuotteet, vuorot ja loki check-in näkymässä

1. Henkilön tiedoissa näet hänelle osoitetut tuotteet sekä mahdolliset vuorot, kokoelmat tai dokumentit.
2. Tarkista, että tiedot täsmäävät. Valitse sitten luovutettavat tuotteet ja merkitse henkilö saapuneeksi tapahtumaan tai vuoroon rastittamalla ne.
3. Jos kirjaat työntekijän vuoroon check-inin kautta, laita ruksi vuoron kohtaan.
4. Klikkaa lopuksi check-in-painiketta. Nyt henkilö on kirjattu sisään.

Sisäänkirjautumisesta jää henkilön tietoihin aikaleima (check-in-loki). Aikaleima näyttää tarkan kellonajan, jolloin henkilö on kirjattu sisään sekä kuka kirjauksen on tehnyt.

Henkilön check-in näkymään voi kirjata myös huomioita ja muistiinpanoja, jotka näkyvät kaikille. Muista tarkistaa ja hyödyntää ominaisuutta.

Status ja check-in

Lähtökohtaisesti check-in-näkymässä voidaan sisäänkirjata ainoastaan hyväksyttyjä henkilöitä. Voit halutessasi muuttaa tämän henkilöryhmän Hallinnasta välilehdellä Asetukset -> Salli check-in ilman hyväksyntää. Tällöin voit sisäänkirjata myös muilla statuksilla olevia henkilöitä.
Kun henkilö ei ole vielä saanut kaikkia tuotteitaan tai sisäänkirjautunut kaikkiin vuoroihin tai tapahtumiin, hänen tilansa on osittainen sisäänkirjautuminen (partial check-in). Vasta saatuaan kaikki tuotteet ja kirjauduttuaan kaikkiin vuoroihin tai tapahtumiin henkilön tila muuttuu kokonaan sisäänkirjatuksi (check-in).

Ryhmän sisäänkirjaus

Jokainen henkilö tulee kirjata sisään erikseen, mutta toimintaa pystyy organisaatioiden kohdalla nopeuttamaan.

1. Kirjaa organisaation nimi Hae henkilöitä- kohtaan
2. Kaikki organisaation henkilöt tulevat näkyviin alasvetovalikkoon (kaikki, jotka ovat ryhmään liitetty).
   • Huom. mitä tarkemmin kirjaat organisaation nimen, sitä parempi. 
3. Älä valitse ketään, vaan paina Enteriä.
4. Tämän jälkeen saat kaikki organisaation (esim. bändin) jäsenet tai siihen liitetyt henkilöt, näkyviin listattuna.
5. Sen jälkeen voit klikata kaikki henkilöt läpi ja kirjata heidät sisään. Henkilöt pitää kirjata yksittäin. 

Muista tarkistaa, että annat kaikki henkilölle osoitetut tuotteet. Henkilön check-in näkymään voi kirjata myös huomioita ja muistiinpanoja, jotka näkyvät kaikille. Muista tarkistaa ja hyödyntää ominaisuutta.

Henkilön uloskirjaaminen

Mikäli kyseessä on monipäiväinen tapahtuma, henkilö voidaan kirjata ulos päivän päätteeksi.

1. Avaa henkilön tiedot check-in-näkymässä. Rastita Check-out –täppä oikean vuoron kohdalta.
2. Klikkaa Check-out.

Mikäli kirjasit henkilön sisään vahingossa, sen voi helposti peruuttaa check-in-näkymässä klikkaamalla Peru check-in. Sekä uloskirjaamisesta että kirjautumisen peruuttamisesta jää aikaleima henkilön tietoihin.

Laaja haku ja eri hakutoiminnot

Check-in-näkymän oikeasta reunasta löydät hakutoiminnot, joiden avulla voit tehdä sisäänkirjautumisiin, statuksiin ja tuotteisiin liittyviä tarkennettuja hakuja.

Pääset tarkastelemaan laajempia hakutoimintoja Hae-välilehdeltä. Hakutoiminnot ovat erityisen käteviä silloin, kun haluat tarkastella esimerkiksi vapaaehtoisten määrää, jotka eivät saapuneetkaan paikalle tai kaikkia sisäänkirjattuja vieraita, jotka ovat noutaneet kulkulupansa.

Voit suodattaa näkymää sisäänkirjautumisten, henkilöryhmien, statuksen ja tuotteiden mukaan. Kun olet tehnyt haluamasi valinnat, näkymä suodattaa kaikki kriteereitä vastaavat henkilöt.

Jos haluat viestiä Hae -sivun kautta, tarkasta ohjeet täältä, ja mene sivun loppuun kohtaan Viestintä useammalle eri henkilöryhmälle ja viestintä check-inissä.

Check-in -tunnukset

Check-in-toimintoja voidaan rajata käyttäjätunnusten mukaan, jolloin luottamukselliset tiedot eivät ole kaikkien nähtävillä. Käyttäjätunnusten luominen on käsitelty kohdassa Asetukset.

Eri käyttäjätasot check-in-näkymässä

Admin: Pääkäyttäjätaso, jolla voidaan hallita käyttäjätilin asetuksia ja luoda uusia käyttäjätunnuksia.

Editor: Editor-käyttäjällä on muuten samat oikeudet kuin Admin-käyttäjällä, mutta Editor ei voi luoda uusia käyttäjätunnuksia tai muokata niitä.

User: User-käyttäjällä on rajoitetut muokkausmahdollisuudet lomakkeisiin ja kokoelmiin. 

Gate Plus: Gate Plus -käyttäjä pääse käyttämään vain check-in-toimintoja. 

Gate: Gate-käyttäjällä on muuten samat oikeudet kuin Gate Plus -käyttäjällä, mutta käyttäjällä ei ole oikeutta tarkastella henkilöiden lomakkeelle kirjaamia tietoja check-in näkymän kautta.

Huom. Jos henkilöä ei check-in tilanteessa löydy, tarkastakaa, että

1. Henkilö on hyväksytty tapahtumaan
2. Check-in henkilöllä (Gate tai Gate+ oikeudet) on oikeus nähdä lomakkeen tiedot ja ilmoittautuneet. Tarkista tämän lomakkeen hallinnasta, kohdasta oikeudet.