Ulkoinen viestintä

Viestintä on tärkeä osa mitä tahansa projektia. GESTissä voidaan paitsi viestiä sisäisesti, myös lähettää sähköposteja ja tekstiviestejä hallittaville henkilöille. Viestitoiminnot helpottavat yhteydenpitoa ulkoisiin sidosryhmiin koko tuotannon ajan. 

Valmiin sähköpostipohjan luominen

Voit luoda valmiita, yhdenmukaisia sähköpostipohjia tehostamaan viestintää.

Uusi sähköpostipohja luodaan Käyttäjätili-valikossa Viestipohjat -> Luo uusi.

 

 

1. Nimeä sähköpostipohja ja otsikoi se. Otsikko näkyy sähköpostin vastaanottajille. 
2. Muotoile viestin sisältö ja lisää siihen tarvittaessa linkkejä, kuvia ja tiedostoja. 
3. Viestin muotoilun jälkeen voit valita, näkyykö luomasi sähköpostipohja vain sinulle vai kaikille käyttäjille (Näkyvissä kaikille käyttäjille), jolloin muut voivat tehdä muutoksia pohjaan ja käyttää sitä. 
    

Viestipohjien linkit eli placeholderit

Pohjaan voidaan upottaa henkilökohtainen linkki, joka ohjaa viestin vastaanottajan suorittamaan halutun toiminnon, kuten esimerkiksi maksutapahtuman, tietojen täydentämisen tai työvuorojen hyväksymisen.

Valitse alasvetovalikosta, minkä teemaisen viestin olet tekemässä. 

Default: Tavallinen viestipohja.

Jos olet valinnut viestin teemaksi (Type) muun kuin defaultin, sinun tulee upottaa linkki viestiin, jotta vastaanottaja pääsee suorittamaan halutun toiminnon. Linkki riippuu siitä, minkä pohjan olet valinnut. 

Maksulinkki %recipient.paymentlink%. Maksulinkki Paytrail-maksujärjestelmään. Sopii käytettäväksi esimerkiksi akkreditointimaksujen vastaanottamiseen.

Jälkitäydennyslinkki %recipient.filllink%. Sopii käytettäväksi esimerkiksi palautteiden tai unohtuneiden tietojen keräämiseen. Tällä voi myös lähettää työvuoroja varattaviksi.

 

Sähköpostin lähetys

Kun haluat lähettää viestin, 

1. Valitse ensin kenelle haluat sen lähettää. Yhdelle, kahdelle, tietylle ryhmälle, kaikille hyväksytyille vai kenties koko henkilöryhmälle?
2. Sen jälkeen valitse Toiminnot-alasvetovalikosta Lähetä sähköposti ja paina Let’s go.

Tämän jälkeen pääset muokkaamaan lähetystä. 

• Vastaanottajat -kohtaan tulevat automaattisesti kaikkien valittujen vastaanottajien osoitteet. 
• Lähettäjän tietoja voit muokata. Sinun ei tarvitse käyttää omaa sähköpostiosoitettasi, mikä tulee automaattisesti Lähettäjä-kohtaan, vaan nimesi tilalle voit kirjata esim. noreply tai sen tuotantoalueen, josta olet vastuussa, esim. akkre.  Jokaiselle tilille on määritetty tietty sähköpostiosoite, esim. @gest.fi, ja olennaista on käyttää tuota osoitetta aina sähköpostia lähetettäessä. Näin vastaanottajan sähköpostipalvelin tietää, että viesti tulee teiltä. Vaikka sinulle olisi merkitty tietoihin sähköpostiosoitteeksi nimi.sukunimi@gmail.com, voit luoda sen Lähettäjä-kohtaan tarpeen ja organisaation mukaan; esimerkiksi akkre@festivalx.fi, mikäli organisaation virallinen osoite on festivalx.fi. 
• Valmis pohja -kohdasta voit valita etukäteen luomasi viestin. Kun valitset valmiin viestin, Aihe – ja Viesti -kohtiin tulee automaattisesti luomasi viestin tiedot. 
• Mikäli et lähetä valmista viestiä, voit kirjoittaa aiheen ja viestin sisällön tässä vaiheessa. Voit myös lisätä linkkejä yms. 

HUOM! Placeholdereita voidaan käyttää vain ennakkoon luotavissa viestipohjissa. Tässä vaiheessa niitä ei voida enää lisätä. 

 

Tekstiviestin lähetys 

Kun haluat lähettää tekstiviestin, 

1. Valitse ensin kenelle haluat sen lähettää. Yhdelle, kahdelle, tietylle ryhmälle, kaikille hyväksytyille vai kenties koko henkilöryhmälle? 
2. Sen jälkeen valitse Toiminnot-alasvetovalikosta Lähetä tekstiviesti ja paina Let’s go.

Tämän jälkeen pääset kirjoittamaan viestin. Huomio, että mikäli merkkimäärä ylitää 160, siitä tulee 2 viestiä.

 

Ulkoinen viestintä Check-in sivun Hae-toiminnon kautta

Mikäli haluat lähettää

• kaikille tai useammille hallittaville henkilöryhmille kerralla
• lähettää viestin henkilöille, joilla on tietty tuote
• rajata viesti koskemaan vain tietyn statuksen omaavia useammasta henkilöryhmästä yms.

kannattaa hyödyntää check-in sivun Hae-toimintoa. Periaate on aivan sama kuin aiemmin esitelty, mutta nyt valinta vaihtoehtoja on enemmän. 

Voitte

1. Sortata check-in tilanteen mukaan
2. Valita yhden tai useamman henkilöryhän
3. Määrittää lähetetäänkö viesti vain Odottaa -tilassa oleville, Hyväksytyille vai kenties kaikille
4. Rajata viesti lähtemään vain niille, joilla on tietty tuote

 

 

Kun olet määrittänyt kriteerit, mene sivun alalaitaan. 

Valitse alasvetovalikosta haluamasi viesti-tyyppi ja paina Let’s go. 

Voit kirjoittaa haluamasi viestin tai valita valmiin sähköpostipohjan. Samat periaatteet toimivat täältä lähetettäessä kuin henkilöryhmästä.