Henkilötietojen jälkitäydennys

Jälkitäydennys

Jälkitäydennyksellä voidaan kerätä tietoa kahdesta eri kokonaisuudesta.

1. Sen kautta voidaan pyytää jo ilmoittautuneita täydentämään omia tietojaan.  Tämä toiminto sopii käytettäväksi vaikkapa silloin, kun halutaan varmistaa, pääsevätkö tapahtumaan ilmoittautuneet henkilöt osallistumaan itse tilaisuuteen tai kun halutaan tiedustella mahdollisista ruoka-aineallergioista. Jälkitäydennystä voidaan käyttää myös palautteiden keräämiseen.
2. Sen kautta voidaan antaa ulkoisesti valittavaksi työvuoroja. Tästä ominaisuudesta löydät lisää tietoa ja ohjeistusta täältä.

 

Esimerkki tapaus jälkitäydennyksen käytössä

Ongelma: Jotakin olennaista on unohdettu alkuperäisellä lomakkeella kysyä.

Ratkaisu 1.: Voitte odottaa, että kaikki henkilöt ovat ilmoittautuneet ja täyttäneet lomakkeen, jonka jälkeen lisäätte alkuperäiseen lomakkeeseen unohtuneen kysymyksen ja lähetätte jälkitäydennyksen kaikille.

Ratkaisu 2.: Voitte lisätä kohdan lomakkeeseen heti uusien täydennettäväksi ja lähettää jo ilmoittautuneille uudet kentät jälkitäydennettäväksi. 

On tärkeää huomioida, että täydennyksessä voidaan hyödyntää ainoastaan alkuperäisen lomakkeen kenttiä. Jos siis haluat täydentää henkilöiden tietoja uusilla tiedoilla, voit lisätä uusia kenttiä lomakkeeseen. Voit itse määrittää asetuksista, mitä kohtia henkilö saa täydentää. Viestipohjien luominen on käsitelty ohjeissa kohdassa Ulkoinen viestintä.

 

Uuden tiedon kerääminen jälkitäydennyksellä onnistuu seuraavasti.

1. Lisää lomakkeelle haluamasi uudet kentät. Muista painaa lopuksi Tallenna. Kun kentät on lisätty lomakkeelle, ne tulevat heti näkyviksi ja täytettäviksi kaikille. Jos haluat luoda jälkitäydennettävät lomakkeet valmiiksi (kuten esimerkiksi palautteen), mutta et halua ihmisten vielä täyttävän niitä, piilota ne Hide-toiminnolla. 
2. Jos olet henkilöryhmän lomakkeen luontivaiheessa luonut admin only -tai hide-kenttiä, voit käydä palauttamassa ne takaisin kaikkien nähtäväksi ja täytettäväksi. Eli poista piilotus. 

Eli joko odota ennen kenttien lisäämistä ja luo ne kun olet lähettämässä lomaketta jäkitäydennettäväksi. Tai luo ne etukäteen, ja piilota kentät, ettei sinun tarvitse luoda niitä enää jälkikäteen. Joka tapauksessa sinun tulee aina lähettää jälkitäydennys-linkki, kun haluat kerätä uusia tai täydentää tietoja. 

Jälkitäydennyksen käyttöönotto

Kun haluat ottaa jälkitäydennyksen käyttöön, siirry lomakkeen hallintaan ja Julkaisuasetukset-välilehdelle.  Rastita Jälkitäydennys-ruutu ja paina Tallenna.

 

Tämän jälkeen yläreunaan ilmestyy Jälkitäydennys-välilehti. Valitse toiminto ja pääset välilehdelle. 

 

Jälkitäydennys -välilehdeltä  pääset valitsemaan ne lomakkeen kentät, joita haluat täydennettävän/muokattavan.

1. Näytetään -valikko, antaa sinun valita kentät, jotka henkilö voi nähdä jälkitäydennys-linkin avulla.

2. Muokattava -valikko antaa sinun valita kentät, joita henkilö pääsee muokkaamaan. 

3. kohdan toiminnot voit valita, jos olet antamassa työvuoroja henkilöille ulkoisesti valittavaksi. Mikäli olet kiinnostunut tästä ominaisuudesta, voit lukea siitä lisää täältä. 

Jos tarkoituksesi on kuitenkin vain tietojen päivittäminen, muokkaaminen ja täydentäminen, älä valitse kohdan kolme vaihtoehtoja. 

Huom. Näkyvissä ovat luomasi ja näkyvillä olevat kentät. Muista siis luoda tai poistaa kentän piilotus ennen tätä vaihetta. 

 

 

Jälkitäydennys-linkin lähetys

Jälkitäydennystä varten tulee luoda viestipohja, mihin lisätään jälkitäydennykseen tarkoitettu placeholder %recipient.filllink%. Tämä placeholder muokkautuu jokaiselle vastaanottajalle omaksi henkilökohtaiseksi linkiksi,  jolla hän pääsee omiin tietoihinsa.

Viestipohjien luominen on käsitelty ohjeissa kohdassa Ulkoinen viestintä.

Henkilö voi palata linkkiin ja se pysyy aktiivisena. Eli, kun olet saanut henkilöryhmältä muokkaukset ja lisäykset tietoihin, käy muokkaamassa toimintoa, että henkilö voi vain nähdä, mutta ei enää muokata tietojaan.

Jälkitäydennysviesti lähetetään sähköpostitse henkilöryhmän etusivulta. Valitse ensin henkilölomakkeen etusivulta henkilö tai henkilöt, joille haluat täydennyslinkin lähettää. Tila-näppäimestä saat valittua kaikki kerralla. Voit myös valita henkilöt tägin tai tietyn tuotteen avulla.

Kun olet valinnut henkilöt, valitse Toiminnot-valikosta Lähetä sähköposti ja paina Let’s go. 

Sitten pääset viimeistelemään viestin:

• Kirjaa lähettäjän osoite, mikäli se on joku muu kuin mitä kohtaan automaattisesti tulee (sinun sähköpostiosoitteesi).
• Valitse haluamasi viestipohja alasvetovalikosta.
• Tarkasta vielä, että kaikki on kunnossa ja että %recipient.fillink% on liitetty tekstiin. 
• Lähetä

Klikkaamalla viestin linkkiä henkilö pääsee omalle lomakkeelleen ja syöttämään halutut tiedot. Täydennetyt tiedot tulevat näkyviin henkilötietoihin.

Jälitäydennys on hyvä esim. kun halutaan varmistaa, että henkilö on tulossa tiettyyn tapahtumaan. Jälkitäydennys toimii samalla hyvänä muistutuksena.

Mitä ottaa huomioon jälkitäydennyksessä

• Jälkitäydennys lähtee sille,  kenen sähköposti on lomakkeelle ilmoitettu. 
• Jos sähköpostia ei ole kerätty lomakkeelle, jälkitäydennyslinkki ei lähde.
• Lomakkeen julkaisuasetukset (etusivu) ovat samat ilmoittautuessa ja jälkitäydennyksessä. Eli mikäli pyydät koko henkilöryhmää myöhemmin jälkitäydentämään tietojaan, kannattaa etusivun ohjeistusteksi kirjata uusiksi. 
• Mikäli sinulla on vahvistusviesti käytössä, suosittelemme muokkaamaan myös sitä. Vahvistusviestin mukana lähtevä %formcontent%-placeholder, joka avaa ilmoittautujan tiedot vahvistussähköpostiin, ei avaa tietoja jälkitäydennyksen jälkeen lähtevään sähköpostiin. Se siis kannattaa poistaa, mikäli pidätte vahvistusviestin käytössä. Jälkitäydennys-linkki on aktiivinen, ja henkilö pääsee tarkastamaan tietonsa sitä kautta.          

         Lisähenkilöiden jälkitäydennys

• Vaikka henkilö olisi ilmoittanut lisähenkilöitä, esim. avecin tai työntekijöitä saman ilmoittautumislomakkeen (henkilölomakkeen) kautta, ilmoittaja ei voi täydentää muiden tietoja, vain omiaan.
• Mikäli näille lisähenkilöille on merkitty omat sähköpostiosoitteet, lähtevät linkit jälkitäydennykseen heille sähköpostitse. Jos osoitetta ei ole, linkki ei lähde eikä tietoja voi täydentää.
• Jos lisähenkilöille on merkitty ilmoittajan sähköpostiosoite, tällöin hän voi jälkitäydentää tietoja. 
• Myös ilmoittautumisesta tuleva vahvistusviesti lähtee henkilöille merkittyyn osoitteeseen.