Check-in

GESTin check-in-toiminnot yksinkertaistavat ja nopeuttavat sisäänkirjautumisprosessia tapahtuman aikana. Check-in-näkymään on koottu kaikki tarvittavat tiedot kustakin ilmoittautuneesta henkilöstä, jolloin erillisiä ilmoittautumislistoja ei tarvita ja ylimääräiset välivaiheet poistuvat. GEST mahdollistaa myös vaiheittaisen sisäänkirjautumisen, jos kyseessä on esimerkiksi useamman päivän kestävä tapahtuma.

Helppokäyttöinen sisäänkirjautumisjärjestelmä on erotettu omaksi kokonaisuudekseen, jolloin sitä voidaan käyttää ilman pääsyä tuotantokokoelmien tietoihin. Väliaikaiset check-in-käyttäjätunnukset voidaan siis turvallisesti luoda esimerkiksi vapaaehtoisille tai muille tuotantotiimin ulkopuolisille kausityöntekijöille.

 

Check-in-ikkuna

Pääset sisäänkirjautumiseen klikkaamalla etusivun vasemmasta yläkulmasta löytyvää vihreää check-in-painiketta, josta avautuu check-in-näkymä.

 

Check-in-ikkuna on jaettu kahteen välilehteen: Check-in ja Tiedot.

Check-in-välilehdeltä löydät kootusti kaikki henkilön vuorot ja tapahtumat, maksutoiminnot henkilöön liitetyt kokoelmat sekä osoitetut tuotteet. Tässä voit myös kirjoittaa henkilöön liittyviä muistiinpanoja, jotka näkyvät muille käyttäjille.

 

Tiedot-välilehdeltä löydät kaikki henkilön antamat tiedot, jotka hän on täydentänyt lomakkeeseen. Täältä voit nopeasti tarkistaa esimerkiksi henkilön puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen. Sisäänkirjautumistoimintoja voidaan rajata luomalla erilliset check-in-käyttäjätunnukset, jolloin luottamukselliset tiedot eivät näy kaikille.

Mikäli henkilöryhmään on ladattu myös dokumentteja, check-in-ikkunassa näkyy myös Dokumentit-välilehti. Dokumentit-välilehdeltä näet, mitä dokumentteja henkilölle on osoitettu. Ne voi myös tarvittaessa ladata koneelle ja tulostaa.

 

Henkilön sisäänkirjaaminen

1. Syötä hakukenttään henkilön nimi. Voit etsiä henkilöitä myös organisaation tai henkilöryhmän nimellä. 
2. Valitse hakutuloksista sisäänkirjattava henkilö. Sama henkilö voi olla osa useampaa eri henkilöryhmää, joten kannattaa varmistaa, että kyseessä on varmasti oikea henkilö.
3. Klikkaamalla vihreää check-in-painiketta pääset henkilön tietoihin ja kirjaamaan hänet sisään.

 

1. Tässä näet kootusti kaikki henkilön tiedot, osoitetut tuotteet sekä mahdolliset vuorot, tapahtumat tai dokumentit.
2. Tarkista, että tiedot täsmäävät. Valitse sitten luovutettavat tuotteet ja merkitse henkilö saapuneeksi tapahtumaan tai vuoroon rastittamalla ne.
3. Jos kirjaatte työntekijät vuoroon checkinin kautta, täppää vuoro ”päälle”.
4. Klikkaa lopuksi check-in-painiketta. Nyt henkilö on kirjattu sisään!

Lähtökohtaisesti check-in-näkymässä voidaan sisäänkirjata ainoastaan hyväksyttyjä henkilöitä. Voit halutessasi muuttaa tämän henkilöryhmän hallintapaneelin välilehdellä Asetukset -> Salli check-in ilman hyväksyntää. Tällöin voit sisäänkirjata myös muilla statuksilla olevia henkilöitä.
Kun henkilö ei ole vielä saanut kaikkia tuotteitaan tai sisäänkirjautunut kaikkiin vuoroihin tai tapahtumiin, hänen tilansa on osittainen sisäänkirjautuminen (partial check-in). Vasta saatuaan kaikki tuotteet ja kirjauduttuaan kaikkiin vuoroihin tai tapahtumiin henkilön tila muuttuu kokonaan sisäänkirjatuksi (check-in).

 

Sisäänkirjautumisesta jää henkilön tietoihin aikaleima (check-in-loki). Aikaleima näyttää tarkan kellonajan, jolloin henkilö on kirjattu sisään sekä kuka kirjauksen on tehnyt.

Ryhmän sisäänkirjaus

 

• Tämän jälkeen saat kaikki organisaation (esim. bändin) jäsenet tai siihen liitetyt henkilöt, näkyviin. 
• Sen jälkeen voit klikata kaikki henkilöt läpi ja kirjata heidät sisään. 
• Muista tarkistaa, että annat kaikki henkilölle osoitetut tuotteet. 

HUOM! Henkilön check-in näkymään voi kirjata huomioita ja muistiinpanoja, jotka näkyvät kaikille. Muistakaa tarkistaa ja hyödyntää ominaisuutta. 

 

Henkilön uloskirjaaminen

Mikäli kyseessä on monipäiväinen tapahtuma, henkilö voidaan kirjata ulos päivän päätteeksi.

1. Avaa henkilön tiedot check-in-näkymässä. Rastita Check-out-täppä oikean vuoron kohdalta.
2. Klikkaa Check-out.

Mikäli kirjasit henkilön sisään vahingossa, sen voi helposti peruuttaa check-in-näkymässä klikkaamalla Peru check-in. Sekä uloskirjaamisesta että kirjautumisen peruuttamisesta jää aikaleima henkilön tietoihin.

 

Laaja haku ja automaattiset tekstiviestit

Check-in-näkymän oikeasta reunasta löydät hakutoiminnot, joiden avulla voit tehdä sisäänkirjautumisiin, statuksiin ja tuotteisiin liittyviä tarkennettuja hakuja sekä määrittää automaattisen tervehdyksen, joka lähtee kaikille henkilöille sisäänkirjautumisen yhteydessä.

Hakutoiminnot

Pääset tarkastelemaan laajempia hakutoimintoja Hae-välilehdeltä. Hakutoiminnot ovat erityisen käteviä silloin, kun haluat tarkastella esimerkiksi vapaaehtoisten määrää, jotka eivät saapuneetkaan paikalle tai kaikkia sisäänkirjattuja vieraita, jotka ovat noutaneet kulkulupansa.

 

Voit suodattaa näkymää sisäänkirjautumisten, henkilöryhmien, statuksen ja tuotteiden mukaan. Kun olet tehnyt haluamasi valinnat, näkymä suodattaa kaikki kriteereitä vastaavat henkilöt.

Jos haluat viestiä Hae -sivun kautta, tarkasta ohjeet täältä, ja mene sivun loppuun kohtaan Ulkoinen viestintä Check-in sivun Hae-toiminnon kautta.

Automaattinen tekstiviesti

Henkilöille voidaan sisäänkirjautumisen yhteydessä lähettää automaattinen tekstiviesti. Tämä on pieni, mutta paljon lisäarvoa tuova ominaisuus, jolla voidaan ilahduttaa tapahtumaan sisäänkirjautuneita osallistujia iloisen tervehdyksen muodossa.

Kun haluat lähettää automaattisen tekstiviestin, siirry Hallinta-välilehdelle joko check-in-näkymässä tai laajassa haussa. 

Klikkaa Sms On Checkin -painiketta ja kirjoita viesti. Yhden viestin maksimimerkkimäärä on 160 merkkiä. Paina lopuksi Tallenna. 

Huomioithan, että tekstiviestipaketti tulee olla kytkettynä päälle, mikäli haluat hyödyntää tekstiviestitoimintoja.

 

Check-in-tunnukset

Check-in-toimintoja voidaan rajata käyttäjätunnusten hallintaoikeuksien mukaan, jolloin luottamukselliset tiedot eivät ole kaikkien nähtävillä. Käyttäjätunnusten luominen on käsitelty kohdassa Asetukset.

Eri käyttäjätasot check-in-näkymässä

Admin: Kaikki oikeudet. Admin voi myös luoda uusia käyttäjätunnuksia.

Editor: Muuten samat oikeudet kuin Adminilla, mutta Editor ei voi luoda uusia käyttäjätunnuksia.

User: Rajoitetut muokkausasetukset.

Gate Plus: Voi käyttää vain check-in-toimintoja. Gate Plus -käyttäjällä on lisäksi pääsy henkilöiden tietoihin check-in-ikkunassa.Gate: Voi käyttää vain check-in-toimintoja. Gate-käyttäjä ei pääse käsiksi henkilöiden tietoihin.

HUOM! Jos henkilöä ei check-in tilanteessa löydy, tarkastakaa, että

1. Henkilö on hyväksytty tapahtumaan
2. Check-in henkilöllä (Gate tai Gate+ oikeudet) on oikeus nähdä lomakkeen tiedot ja ilmoittautuneet. Tarkista tämän lomakkeen hallinnasta, kohdasta oikeudet.