Suunnittelu

Niinhän sitä sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Eikä suotta, sillä huolellinen suunnittelutyö takaa projektin sujuvan läpiviennin ja onnistuneen lopputuloksen.

GESTissä voit jäsennellä projektisi helposti hallittaviin kokonaisuuksiin projektinhallintatyökalujen, henkilöryhmien ja kokoelmien avulla. Kaikki tuotannon osa-alueet aina suunnittelusta viestintään, aikatauluttamiseen, akkreditointiin ja jälkituotantoon ovat mahdollista toteuttaa GESTin avulla.

Tällä sivulla pääset tutustumaan projektinhallinnan eri toimintoihin ja luomaan selkeän pohjan ennen varsinaisen tuotantotyön aloitusta. sivulla. Ohjeessa käsittellään projektin- ja tiedostonhallintaa, tehtäviä ja sisäistä viestintää.

Päävalikko

GESTin etusivun yläpalkissa on päävalikko, josta löytyvät projektinhallinnan kannalta kaikki keskeisimmät toiminnot.

Suunnittelu-valikosta löytyvät projektinhallinan keskeisimmät toiminnot: projektit, tiedostot, sisäinen viestintä sekä tehtävät.

Käyttäjätili-valikossa (sydän) luodaan ja hallitaan sähköpostipohjia sekä tuotteita.

Tilastot-valikosta näet käyttäjätilin statistiikkanäkymän.

 

Projektinhallinta

Projektinhallinta on keskeinen osa GEST-käyttöjärjestelmää. GESTin tarjoamat projektinhallintatyökalut auttavat sinua suunnittelemaan ja jäsentelemään työtäsi entistä tehokkaammin. Sen toiminnot taipuvat niin isojen tapahtumatuontojen organisointiin, yksittäisten projektien hallintaan kuin vaikkapa erilaisten tiimien työtiloiksi.

Voit muun muassa laatia aikatauluja ja tehtävälistoja, lähettää viestejä sekä jakaa työtehtäviä projektin jäsenten kesken. Projektinhallintatyökalujen avulla kaikki tarvittava tieto on helposti löydettävissä ja projektin edistymistä voidaan seurata reaaliajassa.

Projektinhallinnan etusivunäkymä

Kaikki aktiiviset projektisi ja viimeisimmät viestit ja tehtävät löytyvät suoraan etusivunäkymästä, josta voit myös seurata niiden edistymistä.

 

Viestit-laatikossa näkyvät saapuneet viestit ja käydyt keskustelut. Voit luoda uuden viestin klikkaamalla oikeasta kulmasta löytyvää +-merkkiä.

Omat tehtävät -listasta näet, mitä tehtäviä sinulla on kulloinkin työn alla, milloin niiden deadlinet lähestyvät tai mikäli deadline on jo ylitetty (tehtävä muuttuu punaiseksi).  Tämä tehtävälista on sinun oma to do -listasi, joka näkyy vain sinulle. Voit luoda uuden tehtävän klikkaamalla oikeasta kulmasta löytyvää +-merkkiä.

Viimeisimmät projektini -näkymästä näet viimeisimmät aktiiviset projektisi. Voit luoda uuden projektin klikkaamalla oikeasta kulmasta löytyvää +-merkkiä.

llmoitusten kuvakkeet symboloivat projektin eri osa-alueiden aktiivisuutta. Laatikot ovat projekteja, nastat tehtäviä ja kirjekuoret viestejä. Tehtävän vieressä näkyvä silmä kuvastaa seuraamaasi tehtävää, jota et itse suorita. Vihreä väri symboloi kokonaan uutta tehtävää, sininen tehtävän muokkausta ja keltainen pokaali loppuun saatettua tehtävää. Ilmoitukset-näkymässä näkyvät vain ne tehtävät, joita seuraat tai suoritat itse.

 

Projektin luominen

Voit luoda uuden projektin kahdesta paikasta

1. Klikkaamalla etusivun Viimeisimmät projektit -näkymän oikean yläkulman +-merkkiä 
2. Navigoimalla yläpalkin Suunnitteluvalikon välilehdelle Projektit -> Lisää uusi projekti.

Nimeä projekti ja aseta sille kesto. Kirjoita projektille kuvaus, johon voit täydentää lisätietoja. Kuvauksen tekstiä voi muotoilla muotoilutyökaluilla ja siihen voidaan liittää linkkejä tai tiedostoja.

Tämän jälkeen voit lisätä projektiin jäseniä ja halutessasi liittää sen osaksi luomaasi projektikansiota.

Kun olet täydentänyt tarvittavat tiedot ja tallentanut, projekti tulee näkyviin GESTin etusivulle Viimeisimmät projektini-näkymään ja Projektit-sivulle.

Klikkaamalla nimeä pääset projektin sivulle, josta löydät sen perustiedot, aikataulun, siihen liittyvät viestit ja keskustelut sekä projektiin liitetyt tehtävät.

Projektien hallinta ja arkistointi. Voit tarkastella kaikkia projektejasi Suunnittelu-valikon kohdassa Projektit. Voit muokata projektien tietoja tai poistaa ne oikeanpuoleisesta sarakkeesta.

Arkisto-välilehdellä voidaan poistaa arkistoituja projekteja. 

Arkistosta voidaan myös palauttaa projekteja. Jos haluat palauttaa arkistoidun projektin, avaa projekti nimestä ja paina kynää muokataksesi projektia. Kun projekti on arkistoitu, alhaalla oleva täppä on päällä. Poista valinta ja projekti palautuu aktiiviseksi.

Projektit -näkymässä voit luoda myös projektikansioita. Ne ovat erityisen käteviä isojen kokonaisuuksien hallintaan, kun halutaan jakaa suurempi tuotanto pienempiin projekteihin tai osa-alueisiin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tapahtuman eri tuotantotiimit.

Luo uusi projektikansio klikkaamalla oikeasta yläkulmasta Lisää kansio. Nimeä kansio ja aseta projektin kesto. Sen jälkeen voit luoda kansioon projekteja klikkaamalla Lisää uusi. Projektit ilmestyvät projektit-etusivulle, josta pääset niiden muokkaus-työkalun avulla siirtämään ne haluamaasi kansioon. 

---

Tehtävät

GESTissä voit luoda itsellesi tehtäviä ja to do-listoja sekä luoda tehtäviä projektiin liittyen ja delegoida niitä tiimin jäsenten kesken. Tehtävälistauksen avulla kaikki projektin jäsenet pysyvät ajan tasalla sen edistymisestä. Tehtävät joita teet ja seuraat näkyvät etusivun Tehtävät-näymässä, Tehtävät-sivulla ja kyseisen projektin sivulla, johon tehtävä on liitetty. 

Saat tiedon omien ja seuraamiesi tehtävien edistymisestä etusivun Ilmoitukset-osioon.

Tehtävän luominen

Uusi tehtävä luodaan tehtävänäkymän oikeasta reunasta klikkaamalla +-merkkiä. Voit luoda uuden joko etusivulta Tehtävät-pikavalikon kautta, suoraan haluamaasi projektiin tai Suunnitelu-osion kautta, valitsemalla Tehtävät-sivun. 

• Nimeä tehtävä, määritä sille deadline ja kirjoita tehtäväkuvaus. 
• Sen jälkeen voit määrittää tehtävän suorittajavat henkilöt eli jäsenet sekä mahdolliset seuraajat. 
• Tehtävään voidaan lisätä myös kommentteja ja tiedostoja.
• Tehtäviä voidaan liittää kerralla useampaan eri projektiin, jolloin tehtävä tulee näkymään kaikkien kyseisten projektien alle. 

Projektin sivulla tehtävät on jaettu omiin, seurattaviin ja suoritettuihin tehtäviin.

• Omat tehtävät ovat tehtäviä, joita suoritat yksin tai yhdessä muiden projektin jäsenten kanssa. 
• Seurattavat tehtävät ovat tehtäviä, joita et ole itse suorittamassa, mutta joiden edistymistä seuraat.
• Tehdyt tehtävät ovat loppuun suoritettuja tehtäviä.

Lisäksi voidaan tarkastella kaikkia projektin tehtäviä. Voit suodattaa tehtävänäkymää tehtävien deadlinen, luontipäivämäärän ja viimeisimmän muokkausajankohdan mukaan. Tehtävien luontipäivämäärä ja viimeisin muokkausajankohta näkyvät tehtävän oikeassa reunassa. Jos tehtävän deadline on jo ylittynyt, se näkyy listauksessa punaisella

Tehtävän kuittaaminen suoritetuksi

Kun tehtävä on luotu, se ilmestyy projektinäkymään, Tehtävä-sivulle ja etusivun Omat tehtävät -listaukseen. Voit tarkastella tehtävän sisältöä ja tehdä siihen muutoksia klikkaamalla nimeä.

Jos tehtävä on merkitty suoritetuksi mutta haluat palauttaa sen takaisin aktiiviseksi, voit klikkaa Palauta-painiketta.

---

Tiedostonhallinta

GESTiin voi ladata tiedostoja, kuten esimerkiksi infomateriaaleja ja kuvia. Tuetut tiedostomuodot ovat .pfd, .jpg, .png ja .tiff. Tiedostoja voidaan liittää niin viesteihin, tehtäviin, dokumentteihin kuin vaikkapa lomakkeiden ylätunnisteisiin kuvitukseksi. 

Pääset lataamaan tiedostoja Suunnittelu-valikon Tiedostot-välilehdeltä.

Tiedostoja voi ladata järjestelmän sisäiseen käyttöön (suojattu) tai ladata ne julkiselle puolelle, josta ne voidaan jakaa järjestelmän ulkopuolelle (julkinen). Jos esimerkiksi aiot lähettää infomateriaaleja tapahtumasi vapaaehtoisille, kannattaa tiedostot ladata julkiselle puolelle. Projektin sisäiseen käyttöön tarkoitetut materiaalit on sen sijaan hyvä ladata järjestelmän suojatulle puolelle.

Tiedostot voi ladata GESTiin joko klikkaamalla Lisää tiedostoja -painiketta tai raahaamalla ja pudottamalla tiedostot tietokoneen kansiosta järjestelmään.

Tiedoston liittäminen sähköpostiin

Tiedosto liitetään viestiin muotoilutyökaluvalikossa. 

Pääset liittämään haluamasi tiedoston klikkaamalla linkin kuvaa (ympyröity)

ja sen jälkeen painamalla kameran kuvaa. 

           

 

Voit linkittää osoitekenttään netistä löytyvän tiedoston verkko-osoitteen tai etsiä valmiiksi lataamasi tiedoston GESTin Tiedostot-kansiosta. Tiedostolle voi halutessaan kirjoittaa vaihtoehtoisen nimen, joka näkyy tiedostonimen sijasta tekstissä (näytettävä teksti). Lisäksi voit kirjoittaa tekstin, joka näkyy, kun hiiri viedään tiedoston päälle (otsikko). Kohde osoittaa, että tiedosto tai linkki avautuu uuteen ikkunaan.

---

Sisäinen viestintä

Viestintä on tärkeä osa mitä tahansa projektia. GESTin viestitoiminnot helpottavat yhteydenpitoa niin sisäisesti tiimin kesken.

 

Voit lähettää GESTin sisällä viestejä muille projektin jäsenille. Viesti voi olla sisäisesti käytävää keskustelua tai sen voi liittää projektiin. Uuden viestin kirjoittamisen voi aloittaa kolmella eri tavalla:

1. Klikkaamalla +-näppäintä etusivun Viestit-kansion yläreunassa, 
2. Suunnittelu-valikon välilehdellä Viestintä -> Uusi viesti 
3. Projektinäkymässä Viestit-kansiossa

1. Kirjoita viestin otsikko ja sisältö sekä lisää vastaanottajat. 
2. Voit liittää viestiin mukaan tiedostoja ja linkkejä sekä muokata viestin ulkoasua muotoilutyökaluilla.
3. Kun olet muokannut viestistä haluamasi, klikkaa lopuksi Lähetä.

 

Saapuneet viestit näkyvät vastaanottajille etusivulla, Viestit-kansiossa ja mikäli viesti on liitetty projektiin, kyseisen projektin viesteissä. 

Klikkaamalla viestiä pääset lukemaan viestin sisällön ja vastaamaan siihen. 

Viestinäkymä näyttää myös keskusteluhistorian vastaanottajien välillä, jolloin tärkeät viestit ja informaatio eivät pääse unohtumaan.